Langkah-Langkah Penyusunan Key Performace Indicator (skripsi, tesis, disertasi)

 

Terdapat beberapa tokoh yang mengungkapkan model langkah-langkah penyusunan KPI, diantaranya adalah disampaikan oleh Parmenter (2007). Terdapat 12 tahapan penyusunan KPI, yaitu: a. Komitmen dari tim manajemen senior Tim dari manajemen senior harus memiliki komitmen untuk mengembangkan dan menjalankan KPI organisasi dan balances scorcard yang ada di dalamnya. Komitmen dari tim manajemen senior dapat menciptakan lingkungan yang dinamis sehingga pengembangan KPI berhasil. 17 b. Membuat tim kerja untuk mengembangkan KPI terpilih Membuat tim kerja kecil namun juga terlatih dapat mensukseskan proyek penyusunan KPI. Tim kerja dapat terdiri dari dua atau empat orang tergantung pada seberapa besar organsiasi. Anggota tim yang terpilih harus memiliki komitmen untuk melaporkan secara langsung perkembangannya kepada CEO. c. Mengembangkan budaya dan proses “lakukan saja” Tim manajer senior harus memastikan bahwa tim memiliki budaya “lakukan saja”. Artinya bahwa tim tidak melakukan perdebatan banyak terkait dengan setiap langkah penentuan KPI. Fasilitator juga harus memastikan bahwa tim tidak terlalu banyak karena akan membuang waktu untuk melakukan penelitian. d. Mengeset strategi pengembangan KPI secara umum Tahapan ini mencakup kegiatan menempatkan KPI sebagai strategi umum untuk mencapai “best practice”. Pada tahapan ini sangatlah penting untuk memetakan strategi secara umum untuk perubahan organisasi serta menentukan cara terbaik untuk mengimplementasikan KPI. e. Lakukan sosialisasi mengenai sistem KPI ke seluruh karyawan Karyawan harus siap untuk melakukan perubahan. Tim penyusunan KPI dan juga tim manajer senior harus meyakinkan karyawan bahwa mereka harus berubah dengan melakukan berbagi informasi secara terbuka dan jujur. Selain itu, tim harus menyatakan bahwa perubahan merupakan sesuatu yang harus dilakukan. Tim juga harus menjelaskan bahwa KPI berkontribusi pada strategi perubahan yang lebih luas. Selain itu tim harus menarik perhatian karyawan 18 untuk berpartisipasi dan melihat karyawan yang mengalami resistensi terhadap perubahan dan juga melihat pengukuran kinerja. f. Mengidentifikasi faktor kunci keberhasilan organisasi Faktor kunci keberhasilan mengidentifikasi apa saja yang dapat menentukan kesehatan organisasi. Faktor kunci keberhasilan sebaiknya dibatasi hanya 5 atau 8 saja tergantung pada seberapa besar organsiasi. g. Merekam pengukuran kinerja pada data base Tim pembentuk KPI harus mengumpulkan dan merekam pengukuran kinerja dari informasi yang diperoleh selama diskusi dengan manajemen senior. h. Menyeleksi pengukuran kinerja pada level kelompok Ini merupakan tahapan penting dalam pengembangan kinerja. Tim pengukuran kinerja yang tepat akan membantu tim penyusunan KPI untuk meluruskan perilaku sehingga memberikan manfaat pada organisasi. Hal ini akan tercapai jika tim fokus pada pengukuran kinerja yang terkait dengan faktor kunci keberhasilan organisasi. i. Menyeleksi KPI organisasi Sebaiknya menyeleksi KPI terpilih dimulai setelah adanya perkembangan pada level kelompok. Tim penyusun KPI akan memperoleh pengetahuan atau wawasan terkait dengan KPI organisasi setelah mereka bekerja dengan kelompok. 19 j. Mengembangkan kerangka laproan pada semua level Kerangka laporan harus dapat mengakomodasi persyaratan dari level yang berbeda pada organsiasi. Hampir semua KPI harus dilaporkan setiap hari. Beberapa yang lain paling tidak harus dilaporkan 5 hari sekali. k. Memfasilitasi penggunaan KPI terpilih Organisasi dapat memberlakukan KPI secara baik jika staf kunci pada organsiasi tersebut mampu bekerja secara maksimal. Hal ini penting untuk menjadikan pemberlakuan KPI lebih luas pada organsiasi dan juga membawanya menjadi budaya organisasi. l. Memperbaharui KPI untuk mempertahankan relefansinya Pemberlakuan KPI harus dipelihara. Tim dapat memodifikasi dan merubah KPI selama proses pengembangan dan perbaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan berpindah pada area prioritas lainnya. Menurut Soemohadiwidjojo (2015) terdapat beberapa tahapan penyusunan KPI. Diantaranya dimulai dengan identifikasi KPI. Selanjutnya adalah penentuan KPI terpilih. Setelah menentukan KPI terpilih, hal yang dilakukan selanjutnya adalah menentukan target KPI. Setelah target ditentukan, maka dilakukanlah pembobotan untuk masing-masing target. Setelah selesai pembobotan, maka pengesahan kontrak manajemen dapat dilakukan. Kemudian, pengukuran dan pelaporan pencapaian dapat dilakukan dan dapat diakhiri dengan pengesahan pencapaian KPI, evaluasi, dan pemberian umpan balik