Sistem Akuntansi (skripsi, tesis, dan disertasi)

Pembelian Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (TMBooks, 2015:105) 1.Fungsi – Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian a.Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang – barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b.Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c.Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. d.Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Lain halnya dengan fungsi

pencatat persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2.Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah :a.Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). b.Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. c.Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. d.Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e.Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. f.Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. 3.Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : a.Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

b.Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c.Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan sebagai berikut : 1)Surat order pembelian 2)Tembusan pengakuan oleh pemasok 3)Tembusan bagi unit peminta barang 4)Arsip tanggal penerimaan 5)Arsip pemasok 6)Tembusan fungsi penerimaan 7)Tembusan fungsi akuntansi d.Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e.Surat Perubahan Order Pembelian Surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

f.Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. 4.Catatan Akuntansi yang Digunakan a.Register bukti kas keluar (voucher register) adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian. b.Jurnal pembelian adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian. c.Kartu utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. d.Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.