Teknik Pengendalian Proyek (skripsi dan tesis)

Teknik dan metode pengendalian biaya serta jadwal/waktu  proyek yang tepat akan mampu mengungkapkan terjadinya penyimpangan saat pelaksanaan suatu pembangunan. Pengendalian biaya dan waktu/jadwal terdapat dua macam teknik dan metode yang luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varians dan konsep nilai hasil (earned value concept). Untuk memperlihatkan terjadinya penyimpangan  sering digunakan dengan grafik “S”.

1. Pengendalian Biaya dan Waktu

Proses pengendalian yang dilanjutkan dengan teknik dan metode pemantauan serta pengendalian yang dianggap efektif untuk kegiatan yang berbentuk proyek. Pengendalian dilaksanakan sepanjang siklus proyek, baik di kantor maupun di lapangan.

Tujuan pengendalian adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana, maka aspek dan objek pengendalian sama dengan perencanaan. Maksud pengendalian biaya dan waktu/jadwal dilingkungan proyek adalah sebagai berikut :

• menciptakan sikap sadar akan anggaran dan jadwal. Ini berarti meminta semua pihak penyelenggara proyek menyadari bagaimana pengaruh kegiatan yang dilakukan terhadap biaya dan jadwal/waktu,
• meminimalkan biaya proyek dengan melihat kegiatan. Kegiatan apa saja yang biayanya bisa dihemat. Selain itu perlu mengusahakan penggunaan waktu (jadwal yang paling efisien dan ekonomis untuk menyelesaikan setiap pekerjaan), dan
• menyampaikan kesemua pihak (pimpinan maupun pelaksana), perihal kinerja pemakaian dana dan menekan potensi rawan pemborosan dan penyimpangan guna tindakan koreksi.

1. Unsur – Unsur Pengendalian

Agar suatu sistem pengendalian dapat berjalan dengan efektif diperlukan 4 (empat) unsur-unsur sebagai berikut ini.

• Tolok ukur yang realistis

Tolok ukur pengendalian biaya adalah anggaran, sedangkan untuk jadwal/waktu salah satu tolok ukur yang penting adalah milestone. Anggaran dan jadwal tersebut diintegrasikan menjadi anggaran per waktu atau time prased budget dan dipecah atau dirinci sampai tingkat paket kerja dan kode akutansi biaya.

• Perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat

Memproses masukan data dan informasi hasil pelaksanaan pekerjaan menjadi indikator-indikator yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.

• Prakiraan yang akurat

Meliputi berbagai perkiraan (forecast) biaya dan jadwal kegiatan, seperti biaya dan jadwal untuk pekerjaan tersisa sampai akhir penyelesaian proyek, kecenderungan bilamana tidak mengalami perubahan.

• Rencana tindakan (action plan)

Tindakan ini diambil untuk mencegah pengeluaran biaya yang melebihi anggaran (cost overrun) dan keterlambatan (schedule delay) pekerjaan.

1. Aspek dan Area Pengendalian

Garis besar aspek dan area pengendalian proyek amat luas, karena masing-masing aspek berkaitan satu dengan yang lain, yang paling penting diantaranya adalah sebagai berikut.

• Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dilakukan dengan cara mengelompokkan biaya menjadi per area, seperti biaya kantor pusat, dan lapangan atau biaya jenis pekerjaan seperti biaya engineering, pembelian dan konstruksi.

• Pengendalian Waktu (Jadwal)

Pengendalian dilakukan pada pekerjaan kritis. Pertama-tama perencanaan penyusunan jadwal induk, kemudian dirinci menjadi komponen-komponennya yang bersifat kritis yaitu milestone. Jumlah milestone tergantung dari jenis proyek. Masing-masing kegiatan, seperti engineering, pengadaan material dan konstruksi mempunyai kegiatan kritis dan dapat dijadikan milestone.

• Pengendalian Penggunaan Jam – Orang

Pengendalian penggunaan jam-orang dapat dikelompokkan menjadi penggunaan per area atau per jenis pekerjaan.

• Pengendalian Kinerja dan Produktivitas

Mengendalikan biaya atau waktu secara terpisah tidak dapat memberikan gambaran mengenai  kinerja suatu pekerjaan pada saat laporan. Misalkan suatu pekerjaan pelaksanaannya lebih cepat dari jadwal, hal ini belum tentu menunjukkan sesuatu yang menggembirakan, sebab ada kemungkinan biaya yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut melebihi anggaran yang dialokasikan untuk itu.

Dalam hal ini penggunaan biaya yang tidak efisien mencerminkan kinerja dari pekerjaan tersebut berada dibawah standar yang ditentukan, sehingga dapat berakibat proyek tidak akan selesai karena kehabisan dana. Oleh karena itu dalam pengendalian proyek diperlukan juga evaluasi dan analisis kinerja pekerjaan saat pelaporan.

• Pengendalian Prosedur

Pengendalian prosedur bermaksud mengkaji apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditentukan. Dalam hal ini yang diperhatikan bukan saja pencapaian sasaran proyek, tetapi juga dicermati cara-cara mencapainya, apakah sudah mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku.