Pengertian Label (skripsi dan tesis)

Pengertian label adalah bagian dari sebuah barang yang berupa tentang keterangan-keterangan tentang produk tersebut (Laksana, 2008). Label merupakan ciri lain dari produk yang perlu diperhatikan. Label adalah bagian dari sebuah produk yang membawa informasi verbal tentang produk atau tentang penjualnya. Label bisa merupakan bagian sebuah kemasan, atau merupakan etiket lepas yang ditempelkan pada produk. Sewajarnya jika antara kemasan, label, dan merk terjalin satu hubungan yang erat sekali (Stanton 2004 dalam Anggraini, 2017).

Menurut  Apriyantono dan Nurbowo (2013) bahwa label adalah sejumlah keterangan pada kemasan produk. Secara umum, label minimal harus berisi nama atau merek produk, bahan baku, bahan tambahan komposisi, informasi gizi, tanggal kedaluwarsa, isi produk, dan keterangan legalitas. Menurut Swastha (2007) bahwa label adalah bagian dari sebuah barang yang berupa keterangan (kata-kata) tentang barang tersebut atau penjualannya.

Efisiensi Modal Kerja

1.      Efisiensi Modal Kerja

Efisiensi  Modal  Kerja  adalah  ketepatan  cara  (usaha  dan  kerja)  dalam menjalankan  sesuatu  yang  tidak  membuang  waktu,  tenaga,  biaya  dan  kegunaan berkaitan  penggunaan  modal  kerja  yaitu  mengupayakan  agar  modal  kerja  yang tersedia tidak kelebihan dan tidak  juga kekurangan. Efisiensi juga dapat disebut sebagai daya guna yang mana penekanannya disamping hasil yang ingin dicapai, juga memperhitungkan pengorbanan untuk mencapai hasil.

Efisiensi modal kerja berkaitan dengan pengelolaan modal kerja yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Setiap elemen modal kerja harus dikelola dengan baik untuk menghasilkan profitabilitas dan mempertahankan likuiditas perusahaan. Didalam penelitian ini elemen modal kerja yang digunakan yaitu :

 a.       Kas

Kas dapat diartikan sebagai uang tunai yang ada didalam perusahaan serta uang yang berada didalam rekening yang dalam jangka pendek dapat digunakan sebagai alat  pembayaran finansial perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari perusahaan. Kas memiliki sifat yang paling likuid, karena sifatnya tersebut kas memberikan keuntungan yang paling rendah. Kas dimaksudkan untuk menjaga tingkat likuiditas perusahaan yaitu untuk membayar pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan seperti pembayaran utang, pembayaran gaji karyawan, pembayaran transportasi, pembelian bahan baku dan lain sebagainya. Didalam kegiatan operasional perusahaan kas digunakan untuk :

1)      Membelanjai seluruh kegiatan operasi perusahaan sehari-hari.

2)      Mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap.

3)      Membayar deviden, pajak, bunga dan lain sebagainya.

Jumlah besarnya arus kas yang terjadi didalam perusahaan terjadi berdasarkan pada motif didalam memiliki kas, yaitu :

1)      Motif transaksi (The Transaction Motive) berarti perusahaan menyediakan kas untuk membayar transaksi harian perusahaan. Semakin meningkatnya usaha perusahan maka semakin meningkat pula transaksi finansial perusahaaan dan semakin meningkatnya kas yang dibutuhkan perusahaan. Transaksi tersebut dapat berupa, pembayaran pajak, listrik, upah karyawan, utang dagang, pembelian bahan baku dan lain sebagainya.

2)      Motif berjaga-jaga (The Precautionary Motive) dimaksudkan untuk berjaga-jaga terhadap adanya ketidakpastian dan keadaan darurat. Karena keadaan yang tidak pasti maka perusahaan perlu berjaga-jaga untuk menjaga tingkat likuiditas perusahaan, apabila terjadi pengeluaran kas seperti yang tidak direncanakan sebelumnya.

3)      Motif spekulasi (The Speculative Motive) dimaksudkan untuk memperoleh keuntungan dari kenaikan harga, dalam kata lain untuk mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dari kegiatan operasional perusahaan.

b.      Piutang

Piutang yang dimaksud dalam komponen elemen modal kerja ialah piutang usaha yang timbul akibat dari transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit oleh perusahaan kepada konsumennya. Melakukan penjualan secara kredit merupakan salah satu cara untuk meningkatkan penjualan yang nantinya diikuti oleh peningkatan laba perusahaan tetapi juga memiliki resiko yang tinggi. Untuk mengendalikan piutang perusahaan perlu menetapkan kebijaksanaan kreditnya. Kebijaksanaan ini yang kemudian berfungsi sebagai standar. Apabila dalam pelaksanaannya penjualan kredit dan pengumpulan piutang tidak sesuai dengan standar perusahaan, maka perusahaan harus mengadakan perbaikan. Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh :

1)      Volume penjualan, makin besar jumlah penjualan kredit dari keseluruhan penjualan akan memperbesar jumlah piutang dan sebaliknya.

2)      Syarat pembayaran bagi penjualan kredit semakin panjang batas waktu pembayaran kredit berarti semakin besar jumlah piutang dan sebaliknya.

3)      Ketentuan tentang batas volume penjualan kredit, apabila batas maksimal volume penjualan kredit ditetapkan dalam jumlah yang relatif besar maka besarnya piutang juga akan semakin besar.

4)      Kebiasaan membayar para pelanggan kredit, apabila pelanggan membayar kredit mundur dari waktu yang disyaratkan maka jumlahnya piutang relatif besar.

5)      Kegiatan penagihan dari pihak perusahaan, apabila kegiatan penagihan piutang dari perusahaan bersifat aktif dan pelanggan melunasinya, maka besarnya piutang relatif kecil. Tetapi apabila kegiatan penagihan piutang bersifat pasif maka besarnya jumlah piutang relatif besar.

c.       Persediaan

Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja yang pada setiap saat mengalami perubahan. Perusahaan memiliki persediaan dengan maksud untuk menjaga kelancaran operasinya. Tanpa ada persediaan yang memadai kemungkinan besar perusahaan tidak bisa memperoleh keuntungan yang diinginkan disebabkan oleh terhambatnya proses produksi karena minimnya persediaan bahan baku perusahaan. Setiap perusahaan baik yang bergerak dibidang manufaktur, perdagangan, maupun perusahaan jasa mempunyai persediaan. Contohnya pada perusahaan manufaktur mempunyai persediaan utama, meliputi: persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi,persediaan barang jadi.

Dengan demikian pengertian persediaan adalah sejumlah bahan atau barang yang dimiliki oleh perusahan yang tujuannya untuk dijual atau untuk diolah kembali. Persediaan merupakan elemen modal kerja yang paling tidak likuid dibandingkan dengan unsur modal kerja lainnya seperti kas, tetapi persediaan untuk sebagian perusahaan industri merupakan investasi yang paling besar dalam aktiva lancar dan juga memberikan efek langsung terhadap profitabilitas perusahaan. Semakin besar jumlah investasi dalam bentuk persediaan dibanding dengan kebutuhannya akan menimbulkan beban biaya yang besar seperti dana yang terikat dalam persediaan akan menimbulkan kerugian berupa beban bunga, biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan dan biaya lainnya yang akan mempengaruhi likuiditas perusahaan. Tetapi sebaliknya, investasi yang terlalu kecil dalam bentuk persediaan akan menghambat proses produksi dan akan menurunnkan tingkat profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan masalah diatas, maka perusahaan perlu menetapkan suatu kebijaksanaan untuk mengendalikan persediaan secara efektif dan efesien.

Efisiensi modal kerja dapat diukur dengan metode cash conversion cycle (CCC). Cash conversion cycle atau siklus konversi kas adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengumpulkan uang dari penjualan barang jadi atau berapa lama waktu antara pembayaran untuk modal kerja dan penagihan kas dari penjualan modal kerja tersebut. Semakin pendek waktu yang digunakan perusahaan maka semakin bagus perusahaan tersebut begitu sebaliknya semakin panjang waktu yang dibutuhkan perusahaan semakin banyak modal yang harus ditanamkan oleh perusahaan tersebut.CCC dapat dirumuskan sebagai berikut :

CCC = DIO + DSO – DPO

a.       DPO (Days Payable Outstanding) atau hari perputaran utang yaitu nilai rata-rata periode pembayaran dari suatu perusahaan. Nilai DPO terbentuk dari pos-pos Account Payable atau hutang usaha dan pembelian (purchase). Account Payable atau hutang dagang biasanya mempresentasikan porsi besar dari hutang perusahaan. Terkait dengan modal kerja, hutang dimaksud adalah hutang jangka pendek yang jatuh tempo kurang dari satu tahun dan hanya terkait produk dan jasa perusahaan.

b.      DIO (Days Inventory Outstanding) atau hari edar persediaan menunjukkan periode pemerosesan penjualan. Periode pemrosesan penjualan yang terlalu tinggi dan bisa menyebabkan barang-barang persediaan mengalami penurunan nilai harganya dan jika periode terlalu rendah juga bisa mengindikasi bahwa perusahaan kekurangan dalam persediaan sehingga bisa mengakibatkan penurunan penjualan.

c.       DSO (Days Sales Outstanding) atau hari edar penjualan adalah sebuah metode pengukuran yang digunakan untuk mengetahui jumlah rata-rata hari yang diperlukan pelanggan untuk melakukan pembayaran. Dihitung dalam satuan hari yang mencerminkan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan kas dari penjualan yang dilakukan secara kredit.

Pengertian Manajamen Sumber Daya Manusia

Nawawi (2002) dalam bukunya yang berjudul: “Manajemen Sumber Daya Manusia untuk bisnis yang kompetitif”, Mendeskripsikan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja secara manusiawi, agar potensi fisik dan psikis yang dimilikinya berfungsi maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi (perusahaan). Dalam rumusan ini dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah pengelolaan individu-individu yang bekerja dalam organisasi berupa hubungan antara pekerjaan dengan pekerja (employer, employee), terutama untuk menciptakan pemanfaatan individu-individu secara produktif sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi dan dalam rangka perwujudan kepuasan kebutuhan individu-individu tersebut.

Salah satu paradigma dari pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia adalah bahwa Manusia memerlukan organisasi dan sebaliknya organisasi memerlukan manusia. Manusia merupakan motor pengerak, tanpa manusia organisasi tidak akan berfungsi. Manusia merupakan faktor utama dalam mewujudkan eksistensi organisasi. Dengan kata lain eksistensi organisasi diwujudkan melalui kegiatan manusia yang disebut bekerja. Oleh karena itu kompetitif atau tidak eksistensi suatu organisasi (perusahaan) tergantung atau ditentukan oleh manusia yang sangat penting artinya dalam menghadapi perubahan lingkungan atau iklim bisnis sekarang dan di masa mendatang. Setiap organisasi atau perusahaan tidak dapat menolak fakta bahwa sumber daya manusia merupakan faktor sentral dalam upaya mewujudkan eksistensinya berupa tercapainya tujuan bisnis yakni keuntungan dan manfaat-manfaat lainnya.

Ermaya Suradinata, (2006) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia : suatu tinjauan wawasan masa depan,” memaparkan pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah sebagai berikut: Manajemen sumber daya manusia merupakan modal dan kekayaan yang terpenting dari setiap kegiatan manusia, manusia merupakan sumber terpenting yang mutlak dianalisis dan dikembangkan dengan cara tersebut baik, waktu, tenaga, dan kemampuannya benar-benar dapat dimanfaatkan secara optimal bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan individu manusia sebagai makhluk sosial. Handoko (2008) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia,” mendeskripsikan pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah pengelolaan individu-individu yang bekerja dalam organisasi, yang di dalamnya adalah manusia. Manusia merupakan faktor utama dalam mewujudkan organisasi, tanpa manusia organisasi itu tidak akan berfungsi. Jadi eksistensi organisasi itu diwujudkan melalui kegiatan manusia yang disebut bekerja,serta kompetitif atau tidaknya eksistensi suatu organisasi tergantung pada manusianya.

Faktor-Faktor Sumber Daya Manusia

        Menurut B.F. Skinner (dalam Gibson, 2002), ada tiga variabel yang mempengaruhi perilaku dan kinerja individu, yaitu individu, organisasi dan psikologi. Ketiga variabel tersebut mempengaruhi perilaku kerja yang pada akhirnya berpengaruh pada kinerja pegawai. Penampilan kerja adalah perilaku yang berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan dan yang perlu diselesaikan untuk mencapai sasaran pekerjaan. Bagi seorang manajer hubungan perilaku dan penampilan kerja mencakup beberapa kegiatan seperti identifikasi masalah, perencanaan,pengorganisasian dan pengendalian karyawan.

Model teori kerja melakukan analisis terhadap sejumlah variabelyang menjelaskan perilaku dan kinerja individu. Variabel individudikelompokkan pada sub variabel kemampuan dan ketrampilanmerupakan faktor utama yang mempengaruhi perilaku dan kinerjaindividu, sedangkan variabel demografi mempunyai efek tidak langsung pada perilaku dan kinerja individu. Variabel Psikologik dikelompokkan pada sub variabel sikap, persepsi, kepribadian, belajar dan motivasi, variabel ini banyak dipengaruhi oleh keluarga, tingkat sosial, pengalaman kerja sebelumnya dan variabel demografi. sub variabel sikap, kepribadian dan belajar mrupakan hal yang kompleks dan sulit diukur, karena seorang individu masuk dan bergabung dalam organisasi kerja pada usia, etnis latar belakang budaya, ketrampilan berbeda satu dengan yang lainnya.

Variabel Organisasi dikelompokkan pada sub variabel sumberdaya, kepemimpinan, imbalan, struktur dan desain pekerjaan. Sub variabel imbalan atau kompensasi akan berpengaruh untuk meningkatkan motivasi kerja yang pada akhirnya secara langsung akan meningkatkan kinerja individu. Sehingga variabel organisasi berefek tidak langsung terhadap perilaku dan kinerja individu.

Seorang masuk dan bergabung dalam organisasi dari asal-usul, usia dan budaya yang berbeda serta kemampuan dan keretampilan dan pengalaman yang bermacam-macam. Perbedaan karakterisktik ini perlu penyesuaian terhadap situasi tempat kerja. Rendahnya kinerja individu dalam organisasi disebabkan oleh rendahnya kemampuan dan keterampilan kerja, kurang motivasi, lemahnya instruksi serta kurangnya dukungan pelayanan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.

Pengertian faktor kinerja tersebut adalah sebagai berikut :

1.         Variabel Individu.

a.         Kemampuan dan ketrampilan

Kemampuan kerja adalah kapasitas individu dalam menyelesaikan berbagai tugas dalam sebuah pekerjaan, kemampuan menyeluruh seorang karyawan meliputi kemampuan intelektual dan kemampuan fisik.20). Kemampuan intekektual adalah kemampuan yang diperlukan untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan mental misalnya pemahaman verbal, deduksi, persepsual, visualisasi ruang lingkup dan ingatan, sedangkan kemampuan fisik adalah kemampuan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas yang menuntut stamina, kekuatan dan ketrampilan. Kadar kemampuan dan keterampilan ini dapat diperoleh melalui pendidikan, pelatihan maupun pengalaman, tampa mengabaikan kepatuhan terhadap prosedur dan pedoman yang ada, menjalankan dan menyelesaikan tugas suatu pekerjaan.

Kemampuan Intelektual dibutuhkan untuk menunjukan aktivitas-aktivitas mental. Misalnya test IQ dibuat untuk mengetahui kemampuan intelektual seseorang demikian juga dengan test-test lain, dengan kata lain test-test yang digunakan untuk mengukur dimensi-dimensi khusus dari intelegensi dapat dijadikan pegangan kuat untuk meramalkan prestasi kerja.

b.        Latar Belakang.

Pengalaman/masa kerja Pengalaman/masa kerja dikaitkan dengan waktu mulai bekerja, dimana pengalaman, masa kerja juga ikut menentukan kinerja kerja seseorang, karena semakin lama masa kerja seseorang, maka kecakapan mereka akan lebih baik karena sudah menyesuaikan diri dengan pekerjaan (Agus,2002). Dengan banyak pengalaman yang dimiliki, maka semakin banyak pula keterampilan yang pernah diketahuinya dan hal ini akan memberikan rasa percaya diri dan akan mempunyai sikap ketika menghadapi suatu pekerjaan atau persoalan, sehingga kualitas kinerja kerja akan lebih baik.

c.         Demografi terdiri dari Umur Asal usul dan jenis kelamin

2.         Variabel Psikologi

a.    Persepsi

Gibson berpendapat bahwa persepsi adalah proses kognitif yang dipergunakan seseorang untuk menafsirkan dan memahami duniasekitar. Gambaran kognitif dari individu bukanlah penyajian foto dunia fisik semata, melainkan suatu bagian tafsiran pribadi dimana obyektertentu yang dipilih individu untuk peranan yang utama, dirasakan dalam sikap seorang individu.

b.     Sikap.

1)   Pengertian sikap

Milton dalam Gitosudarmo (2000) memberikan pengertian sikap sebagai keteraturan perasaan dan pikiran seseorang dan kecenderungan bertindak terhadap aspek lingkungannya. Sikap seseorang tercermin dari kecenderungan prilakunya dalam menghadapi situasi lingkungan, seperti orang lain, atasan, bawahan maupun lingkungan kerja.

2)   Pembentukan sikap

Pembentukan sikap berlangsung secara bertahap melalui proses belajar. Proses belajar tersebut terjadi karena pengalaman-pengalaman pribadi dengan obyek tertentu (orang, benda atau peristiwa) dengan cara menghubungkan obyek tersebut dengan pengalaman-pengalaman lain atau melalui proses belajar social. Sebagian besar sikap itu dibentuk melalui kombinasi dari beberapa cara tersebut.

3)   Perubahan Sikap

Perubahan sikap diperoleh melalui proses belajar. Perubahan dapat berupa penambahan, pengalihan atau modifikasi dari satu atau lebih tiga komponen tersebut diatas. Sekali perubahan sikap telah terbentuk maka akan menjadi bagian internal dari individu itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa merubah sikap seseorang sedikit banyak juga ikut merubah manusianya. Sikap dapat berubah dari positif ke negative atau sebaliknya. Tidak ada seorang pun yang selalu konsisten secara terus-menerus dan tidak mustahil terdapat inkonsistensi dalam sikap seseorang terhadap obyek, peristiwa dan orang tertentu.

c.    Kepribadian.

Kepribadian adalah semua cara dimana individu bereaksi dan berinteraksi dengan orang lain atau organisasi internal dari proses psikologis dan kecenderungan perilaku seseorang. Jadi kepribadian itu merupakan perangkat gambaran diri yang terintegrasi dan merupakan perangkat total dari kekuatan antrapsikis, yang membuat diri kita ini menjadi unik, dengan perilaku yang spesifik

d.   Motivasi

Motivasi merupakan semua kondisi yang memberikan dorongan dari dalam diri seseorang yang digambarkan sebagai keinginan, kemauan, dorongan atau keadaan dalam diri seseorang yang mengaktifkan dan menggerakkan. Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang

mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan.

e.    Pembelajaran

Muchlas menyatakan bahwa proses pembelajaran atau belajar didefinisikan sebagai perubahan perilaku yang relatif permanen yang terjadi sebagai hasil dari pengalaman hidup dan dapat dikatakan bahwa

perubahan-perubahan perilaku itu menunjukan telah terjadinya proses

belajar dan proses belajar itu sendiri adalah perubahan dalam perilaku.

Jadi jelasnya kita tidak melihat proses belajarnya tetapi melihat perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat dari proses belajar tersebut.

3.         Variabel Organisasi :

a.    Sumber daya

Sumber daya atau alat kerja menurut Stoner et all (2005) menyatakan bahwa disamping motivasi, kemamuan, hal yang juga tidak kalah pentingnya dalam kinerja seseorang adalah kemampuan, sumberdaya dan kondisi dimana seseorang bekerja. Alat kerja yang canggih disertai pedoman dan pelatihan penggunaannya ecara lengkap dan sempurna akan banyak berpengaruh terhadap produktivitas kerja dan kualitas kerja yang baik (Ravianto,2010).

b.    Kepemimpinan

Gibson berpendapat kepemimpinan adalah merupakan fungsi pokok dari segala jenis organisasi. Kepemimpinan adalah sebagai suatu proses untuk dapat mempengaruhi perilaku pengikutnya. Kepemimpinan terjadi dalam dua bentuk yaitu : formal dan informal. Kepimpinan formal terbentuk melalui pemilihan atau pengangkatan dengan wewenang formal, sedangkan kepemimpinan informal terbentuk karena keterampilan, keahlian atau karena wibawa yang dapat memenuhi kebutuhan orang lain.

c.    Analisis Pekerjaan

Muchlas berpendapat analisis pekerjaaan secara sistimatis mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang

pekerjaan-pekerjaan. Siagian. mengatakan analisis pekerjaan adalah usaha yang sistimatik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasi semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.

d.   Penghargaan/imbalan

Imbalan yang diterima karyawan baik berupa honorarium maupun dalam bentuk fasilitas yang lain, berhubungan langsung dengan kebutuhan-kebutuhan pokok karyawan, seperti kebutuhan ekonomi masa sekarang dan mendatang. Kebutuhan pokok yang relatif cukup terpenuhi menyebabkan karyawan lebih berkonsentrasi terhadap pekerjaannya.

Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Menurut Ibrahim Bafadal (2003 : 7) “Proses manajemen sarana prasarana itu meliputi  perencanaan, pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, inventarisasi dan penghapusan.”

1. Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang.  Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Sedangkan Ibrahim Bafadal (2003 : 26) mengartikan : 

Perencanaan sarana prasarana pendidikan sebagai suatu proses memikirkan dan penetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentu sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Keefektifan  suatu  perencanaan  tersebut  dapat  di  nilai  atau dilihat seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan  sekolah  dalam  periode  tertentu.  Jika dengan pengadaan tersebut semua kebutuhan sekolah akan sarana prasarana pendidikan terpenuhi bisa dinilai bahwa perencanaan tersebut efektif.

Tetapi jika ternyata pengadaan kebutuhan tidak dapat memenuhi kebutuhan atau bahkan melebihi yang dibutuhkan maka perencanaan tidak efektif dan bersifat pemborosan. Ibrahim Bafadal menjelaskan (2003  :  27) ada beberapa karakteristik esensial perencanaan sarana dan prasarana pendidikan ini yaitu :

1.         Perencanaan merupakan proses menetapkan dan memikirkan 

2.         Objek pikir dalam perencanaan adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang dibutuhkan sekolah.

3.         Tujuan perencanaan adalah efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan sarana prasarana sekolah.

4.         Perencanaan sekolah harus memenuhi perinsip-prinsip :

a.       Perencanaan harus betul-betul merupakan proses intelektual

b.      Perencanaan didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif mengenai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya serta prediksi populasi sekolah.

c.       Perencanaan harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran.

d.      Visualisasi perencanaan harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek dan harganya.

Dengan adanya perencanaan diharapkan manajemen sarana prasarana pendidikan bisa dilaksanakan dengan baik. Perencanaan sangat perlu sekali untuk  dilakukan  agar  pengelola manajemen sarana pendidikan mempunyai acuan bagi pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana pendidikan.

Secara rinci Ibrahim Bafadal (2003  :  29) mengemukakan bahwa ada beberapa langkah perencanaan sarana dan praarana di sekolah, yaitu :

1.      Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang di ajukan setiap unit kerja sekolah dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

2.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah.  

3.      Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya.

4.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang telah tersedia.

5.      Memadukan rencana kebutuhan perlengkapan sekolah dengan dana atau anggaran yang ada.

6.      Penetapan perencanaan.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata lain merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Sedangkan pengadaan menurut sarana prasarana menurut tim dosen jurusan administrasi pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dilakukan dengan cara membeli, hadiah atau sumbangan, tukar menukar, dan sebagainya.

Selanjutnya lebih jelas menurut Ibrahim Bafadal (2003:32) pengadaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1)      Pembelian

Pembeliaan adalah suatu proses mendatangkan dan menukarnya dengan uang sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku baik secara langsung maupun secara tidak langsung dari pabrik atau toko.

2)      Hadiah atau sumbangan

Hadiah atau sumbangan ini sifatnya sukarelawan, siapa saja orang yang peduli terhadap sekolah bisa memberikan hadiah kepada sekolah untuk menambah sarana dan prasarana di sekolah, hadiah-hadiah ini bisa berasal dari murid, guru atau staf lainnya, BP3, penerbit, lembaga-lembaga pemerintah atau swasta. Adapun bentuk dan jumlahnya terserah kepada pihak-pihak yang akan menyumbang. Untuk memperolah hadiah atau sumbangan banyak tergantung kepada kemampuan sekolah menjalin hubungan dengan sumber-sumber yang dapat dijadikan tempat meminta hadiah atau sumbangan.

3)      Tukar menukar

Untuk memperoleh tambahan perlengkapan sekolah, pengelola sekolah bisa mengadakan hubungan kerja sama dengan pengelola sekolah lain. Kerjasama tersebut berupa saling menukar perlengkapan yang dimiliki.

4)      Meminjam

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan bisa dilakukan dengan meminjam kepada pihak-pihak tertentu.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana perlu diperhatikan segi kualitas dan kuantitas barang, juga harus memperhatikan prosedur atau dasar hukum yang berlaku, sehingga sarana yang sudah ada tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

3. Pendistribusian

Menurut Ibrahim Bafadal (2003:  38) bahwa “pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang tersebut”. Ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam proses pendistribusian yaitu ketepatan barang itu disampaikan (baik jumlah ataupun jenisnya), ketepatan sasaran penyimpanan, serta ketepatan kondisi barang yang akan disalurkan. Dalam kaitan dengan itu, diperoleh adanya penyusunan alokasi pendistribusian.

Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan setiap bagian dengan melihat kondisi, kualitas serta kuantitas barang  yang ada. Dengan semakin jelasnya alokasi pendistribusian maka akan lebih mudah untuk dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 39) mengungkapkan bahwa ada empat hal yang harus diperhatikan dalam  penyusunan alokasi pendistribusian, yaitu :

1)      Penerima barang

Penerima barang yaitu orang yang akan menerima barang dan sekaligus mempertanggung jawabkan sesuai dengan daftar barang yang diterima.

2)      Waktu penyaluran barang

Waktu penyaluran barang harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama dengan berhubungan proses belajar dan mengajar, karena dalam penyaluran barang tersebut tidak boleh menghambat dari proses belajar dan mengajar serta aktivitas pendidikan lainnya.

3)      Jenis barang yang disalurkan

Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara untuk membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah, misanya dengan melihat penggunaan barang tersebut.

4)      Jumlah barang yang didistribusikan  

Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu adanya ketegasan jumlah barang yang disalurkan.

Dapat di tegaskan bahwa pendistribusian barang pada dasarnya terdapat dua sistem, yaitu sistem langsung dan system tidak langsung. Sistem pendistribusian langsung berarti barang-barang yang sudah diterima langsung  disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses  penyimpanan terlebih  dahulu. 

Sedangkan sistem pendistribusian secara tidak langsung adalah barang yang sudah di terima dan diiventariskan tidak secara langsung disalurkan, melainkan dengan melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Ada beberapa hal juga yang harus diperhatikan dalam asas pendistribusian yaitu: asas ketetapan, asas kecepatan, asas keamanan, dan asas ekonomis. 

Namun apabila terjadi system pendistribusian tidak langsung, maka barang-barang yang perlu disimpan, perlu mendapatkan pengawasan secara  efektif dengan dibuatkan kartu stok baru.

4. Penggunaan

Penggunaan adalah kegiatan memakai sarana prasarana pendidikan untuk kepentingan pembelajaran. Menurut Ibrahim Bafadal dari segi penggunaan terutama penggunaan sarana atau perlengkapan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penggunaan barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai. Dalam penggunaan barang habis pakai harus secara maksimal dan dapat dipertanggung jawabkan pada triwulan sekali. Sedangkan dalam penggunaan barang tidak habis pakai, maka akan dipertanggung jawabkan pada periode satu tahun sekali. 

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan sarana dan prasarana pendidikan, yaitu :

1)      Penyusunan jadwal penggunaan harus dihindari benturan dengan kelompok lainnya.

2)      Hendaklah kegiatan-kegiatan pokok sekolah merupakan perioritas utama.

3)      Waktu/jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun ajaran.

4)      Penugasan atau penunjukan perspnil sesuai dengan keahlian pada bidangnya, misalnya: petugas laboratotium, perpustakaan, operator computer dan sebagainya. 

5)      Penjadwalan dalam penggunaan sarana dan prasarana sekolah antara kegiatan intra kurikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas. (Tim Dosen Jurusan Adpend, 2003: 56)

Dalam hal penggunaan juga terdapat dua prinsip yang harus diperhatikan seperti yang di ungkapkan oleh Ibrahim Bafadal (2003: 42), yaitu :

1)      Prinsip efektifitas

Prinsip efektifitas berarti semua pemakaian sarana dan prasarana pendidikan disekolah harus ditujukan semata-mata dalam rangka untuk memperlancar pencapaian tujuan pendidikan di sekolah baik secara langsung maupun tidak langsung.

2)  Prinsip efisiensi

Prinsip efisiensi berarti semua pemakaian sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan dengan cara hemat dan hati-hati sehingga semua sarana dan prasarana yang ada tidak cepat habis, rusak, ataupun hilang. 

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sarana sekolah harus bisa dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya secara optimal, serta manfaat dari penggunaan sarana sekolah atau alat bantu belajar dalam proses belajar dan mengajar harus dapat memberikan konstribusi maksimal dalam pencapaian tujuan pendidikan.

5. Pemeliharaan

Pemeliharaan atau perawatan adalah kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam kegiatan baik dan berfungsi dengan baik juga. Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan ukuran keadaan barang (setiap hari, secara berkala atau jangka waktu tertentu sesuai dengan petunjuk penggunaan).

Pemeliharaan dapat dilakukan oleh pemegangnya/penanggungjawabnya.  Pemeliharaan bisa juga dengan memanggil tukang /ahli servis. Dalam hal ini pemeliharaan mencakup segala daya dan upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar sarana faasilitas tetap dalam keadaan baik.

Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 49) ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah jika ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1)      Ditinjau dari sifatnya :

§  Pemeliharaan yang bersifat pengecekan

§  Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

§  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan 

§  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat

2)      Ditinjau dari waktu perbaikan

§  Pemeliharaan sehari-hari

§  Pemeliharaan berkala  

Pemeliharaan sangat penting dilakukan agar sarana prasarana yang dimiliki sekolah tidak mudah rusak. Pemeliharaan bisa dikatakan hanya sebagai suatu usaha pencegahan agar sarana dan prasarana yang ada bisa lebih tahan lama karena pada dasarnya setiap barang pada akhirnya akan mengalami kerusakan. 

6. Inventarisasi 

Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara tertib dan teratur. Untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrument administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku pembeliaan barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris buku bukan inventaris, buku stok  barang. 

Secara definitif inventarisasi menurut Ibrahim Bafadal (2003 : 55) merupakan  “pencatatan dan penyusunan daftar barang milik Negara secara sistematis, tertib, dan teratut menurut ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku”.

Proses inventarisasi harus dilakukan agar tercipta ketertiban administrasi barang, penghematan keuangan, mempermudah dalam pemeliharaan barang. Lebih lanjut inventarisasi ini dapat menyediakan data atau informasi yang akan dibutuhkan dalam menentukan kebutuhan sekolah.

Dapat diambil kesimpulan dari uraian di atas bahwa inventarisasi merupakan kegiatan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi hak sekolah kedalam daftar inventaris barang secara teratur dan menurut ketentuan yang berlaku, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang yang menjadi milik  Negara. Inventarisasi sendiri bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi barang milik Negara yang dimiliki oleh sekolah.

7. Penghapusan  

Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.

Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 62) secara definitive penghapusan adalah “kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga  (bisa juga barang milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan undang-undang yang berlaku”.

Adapun tujuan dari proses penghapusan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan menurut Ibrahim Bafadal (2003: 62) adalah sebagai berikut:

1)      Mencegah atau membataasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk pemeliharaan atau memperbaiki perlengkapan yang rusak.

2)      Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

3)      Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan.

4)      Meringankan beban inventarisasi. 

Sarana dan prasarana pendidikan yang memenuhi syarat penghapusan adalah barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dimanfaatkan lagi, tidak sesuai dengan kebutuhan, kuno, terkena larangan, mengalami penyusutan, biaya pemeliharaan tidak seimbang dengan kegunaannya, berlebihan, dicuri, diselewengkan, terbakar atau musnah karena bencana alam.