Biaya persediaan seringkali sulit dideteksi karena sebagian besar
pengeluaran yang dikeluarkan untuk persediaan tidak memiliki catatan yang pasti
dan nominalnya selalu berubah akibat dipengaruhi banyak faktor. Salah satu
contohnya yaitu menentukan biaya persiapan yang biasanya hanya ditentukan
oleh catatan perusahaan, namun sulit untuk memisahkan komponen biaya
pemesanan variabel dan tetap. Masalah dalam keputusan persediaan dapat diatasi
dengan menggunakan kriteria ekonomis, dimana struktur biaya menjadi syarat
mutlak. Struktur biaya ini memuat biaya persediaan yang termasuk semua
pengeluaran dan kerugian akibat adanya persediaan. Biaya persediaan ini di dalam
perusahaan secara umum dibedakan menjadi empat jenis yaitu (Zulfikarijah,
2005) :
1. Biaya pembelian (purchasing cost) merupakan biaya yang dikeluarkan untuk
membeli barang, jumlahnya tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan
harga per unit. Biaya ini menjadi saat penting ketika harga barang dipengaruhi
oleh ukuran pembelian dengan adanya diskon harga (price discount/price
break) dimana harga per unit akan menurun pada saat jumlah pembelian meningkat dan sebaliknya. Dalam praktek konsep ini jarang dimasukkan dalam
biaya total pembelian karena diasumsikan bahwa harga barang per unit tidak
dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli, sehingga pembelian untuk periode
tertentu (satu tahun) konstan dan tidak berpengaruh pada pengoptimalan
jumlah barang yang harus dipesan.
2. Biaya pengadaan (procurement cost) merupakan biaya yang berhubungan
dengan pembelian barang yang terdiri dari biaya pemesanan (ordering cost)
apabila barang yang diperlukan berasal dari luar perusahaan. Biaya ini meliputi
semua pengeluaran yang disebabkan oleh adanya kegiatan mendatangkan
barang dari luar seperti biaya menentukan pemasok, pengetikan pemesanan,
pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan, dan sebagainya.
Biaya lainnya yaitu biaya persiapan (setup cost) yang muncul akibat adanya
kegiatan mempersiapkan produksi suatu barang yang berasal dari pabrik
meliputi biaya menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan
gambar kerja, dan sebagainya. Dalam bebapa kasus, biaya persiapan ini bisa
sangat tinggi contohnya biaya yang diperlukan untuk menyalakan boiler
batubara. Biaya ini seringkali diperhitungkan sebagai biaya tetap yang dapat
berkurang akibat perubahan cara operasi pendesainan dan manajemen
.
3. Biaya penyimpanan (carrying cost/holding cost) merupakan semua
pengeluaran yang disebabkan oleh adanya kegiatan menyimpan barang dalam
periode waktu tertentu. Biaya ini diwujudkan dalam bentuk prosentase nilai
rupiah per unit waktu. Biaya-biaya yang termasuk didalamnya adalah :
a. Biaya modal (cost of capital) diukur sebagai prosentase nilai persediaan
untuk periode waktu tertentu.
b. Biaya penyimpanan (cost of storage) adalah biaya yang dikeluarkan untuk
tempat/gudang penyimpanan barang yang didalamnya termasuk biaya
tempat, asuransi dan pajak.
c. Biaya keusangan/kadaluwarsa (obselence cost) atau sama dengan biaya
kerusakan (deterioration). Penyimpanan barang dalam waktu yang relatif
lama dapat berakibat pada menurunnya nilai barang yang dapat disebabkan
16
oleh adanya perubahan teknologi, model, dan tren konsumen. Biaya ini
diukur dengan menghitung besarnya nilai jual barang tersebut.
d. Biaya kehilangan (loss cost) terjadi karena kehilangan penjualan akibat
barang yang digudang tidak dapat dijual lagi akibat mengalami kerusakan.
e. Biaya asuransi (insurance cost). Bahaya yang terjadi pada saat penyimpanan
persediaan adalah bahaya yang tidak dapat dikendalikan seperti bencana
alam, kebakaran, dan sebagainya. beberapa perusahaan besar
mengasuransikan persediannya untuk mengantisipasi kerugian tersebut.
4. Biaya kekurangan persediaan (stockout cost). Biaya ini merefleksikan
konsekuensi ekonomis yang disebabkan karena kehabisan persediaan. Kondisi
ini merugikan perusahaan karena proses bisnis perusahaan akan terganggu dan
kesempatan untuk memperoleh peluang/keuntungan akan hilang karena
pelanggan bisa pindah ke perusahaan lain akibat permintaannya tidak terpenuhi
yang pada akhirnya berpengaruh pada citra perusahaan. Biaya-biaya yang
termasuk didalamnya adalah :
a. Jumlah barang yang tidak terpenuhi diukur berdasarkan kehilangan peluang
untuk memenuhi permintaan konsumen atau yang biasa disebut biaya
penalty dengan satuan rupiah per unit.
b. Waktu pemenuhan. Kekurangan persediaan berakibat pada lambatnya waktu
penyelesaian barang karena adanya waktu menganggur pada saat
perusahaan harus memesan persediaan, waktu menganggur ini merupakan
biaya kehilangan pendapatan. Pengukuran biaya ini berdasarkan waktu yang
diperluakn untuk mengisi gudang dengan satuan rupiah per satuan waktu
c. Biaya pengadaan darurat seringkali diperlakukan sebagai upaya untuk
memenuhi permintaan konsumen dalam kondisi kehabisan persediaan,
sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi lebih besar dibandingkan kondisi
normal. Pengukurannya berdasarkan pada pemesanan setiap kali kehabisan
persediaan
