Fungsi-fungsi serta Dokumen dan Catatan atas Penggajian (Skripsi dan tesis)

Menurut Aren dan Loebbeke (1996:114-117) fungsi-fungsi yang terlibat
atas penggajian beserta dokumen dan catatan yang digunakan, sebagai berikut:
1. Personalia dan kepegawaian
Departemen Departemen sumber daya manusia merupakan sumber yang
independen untuk menyeleksi dan mengangkat karyawan perusahaan.
Departemen ini juga berfungsi untuk mencatat verifikasi internal terhadap
gaji dan jabatan karyawan tersebut. Dokumen yang digunakan dalam
personalia dan kepegawaian yaitu:
a. Catatan Personalia
Catatan Personalia meliputi tanggal karyawan mulai bekerja, tinggkat
gaji, pemotongan yang otorisasi, evaluasi kerja dan pemutusan
hubungan kerja.
b. Formulir Otorisasi Pemotongan
Formulir ini digunakan untuk mengesahkan pemotongan gaji
termasuk pajak penghasilan yang ditahan, dana pensiun, obligasi
simpanan negara dan serikat buruh.
c. Formulir Otorisasi Jumlah Pembayaran
Formulir ini digunakan untuk mengesahkan jumlah pembayaran.
Sumber informasinya adalah kontrak karyawan, otorisasi dari
manajemen atau dalam kasus pejabat dan otorisasi dari dewan direksi.
2. Persiapan Pencatatan Waktu dan Penggajian
Persiapan pencatatan waktu dan penggajian merupakan hal penting dalam
audit penggajian karena secara langsung mempengaruhi beban gaji setiap
periode. Kontrol yang memadaidiperlukan untuk mencegah terjadinya
salah saji atas keempat aktivitas berikut:
a. Menyiapkan kartu pencatat waktu.
b. Meringkas dan menghitung gaji kotor, pemotongan dan gaji bersih.
c. Menyiapkan cek gaji.
d. Menyiapkan pencatatan penggajian.
Menurut Boynton (2003:177-178), dokumen yang digunakan dalam persiapan
pencatatan waktu dan penggajian yaitu:
a. Tiket waktu (time ticket)
yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan atas
pekerjaan tertentu. Lama waktu kerja ini seringkali dicetak oleh
mesin.
b. Kartu absen (clock card)
Formulir yang digunakan setiap karyawan untuk mencatat jumlah jam
kerja yang dilakukan setiap harinya selama satu periode pembayaran.
Kartu ini digunakan dengan jam waktu (time clock) yang mencatat
waktu pada kartu tersebut. Formulir ini dan formulir berikutnya dapat
digantikan dalam system yang modern dengan tanda pengenal
karyawan yang dimasukkan kedalam suatu terminal yang
menghasilakn catatan elektronik mengenai waktu tersebut.
c. Laporan ikhtisar penggajian (summary payroll journal)
Adalah dokumen yang dihasilakn komputer yang mengikhtisarkan
penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk.
d. Jurnal penggajian (payroll journal)
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji, buku ini
biasanya menunjukan gaji kotor pemotongan, dan penerimaan bersih.
Rincian dalam jurnal juga terdapat dalam berkas induk gaji serta total
jurnal diposting ke buku besar oleh komputer.
e. Berkas induk penggajian (payroll master file)
Adalah berkas catatan masing-masing pegawai yang berisi gaji kotor
untuk tiap periode penggajian, pengurangan dari gaji kotor, gaji
bersih, nomor dan tanggal cek.
3. pembayaran Gaji
pembayaran dan pendistribusian gaji harus dikendalikan hati-hati untuk
mencegah pencurian. Dokumen yang digunakan dalam pembayaran gaji,
yaitu:
a. cek gaji (payroll check)
adalah cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah
diberikan, jumlah cek adalah gaji kotor dikurangi pajak dan
potongan lain.
4. Persiapan pengembalian Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak
a. Fomulir W-2.
Formulir ini dikirim ke karyawan dan berisi ringkasan penghasilan
karyawan selama tahun kalender, termasuk gaji kotor, potongan Pph,
dan potongan jaminan sosial. Informasi ini juga dilampirkan kepada
otorisasi pajak dan komisi pajak daerah serta negara, jika diperlukan.
b. Pengembalian Pajak Penghasilan.
Formulir ini dikirimkan kepada pemerintah daerah dan negara untuk
menunjukkan pembayaran atas potongan pajak perusahaan.