Mengelola persediaan tidak lepas dari berbagai permasalahan yang muncul
baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Permasalahan
tersebut menyebebabkan sistem persediaan pada seluruh jaringan rantai pasok
tidak efektif. Perusaahaan sering kali dihadapi dengan permasahan yang bervariasi
terkait dengan perilaku individu maupun organisasi. Beberapa hambatan dalam
mengelola persediaan diseluruh jaringan rantai pasok dan memiliki peluang besar
untuk meningkatkan pengaturan serta pengawasan yaitu sebagai berikut (Lee &
Billington, 1992) :
1. Tidak ada metrik yang jelas
Kinerja rantai pasok banyak terkait dengan persediaan, misalnya tingkat
perputaran inventory (inventory turn rate), rata-rata lama permintaan atau
kebutuhan yang bisa dipenuhi oleh persediaan (inventory days of supply),
banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dan sebagainya. Walaupun ukuranukuran tersebut relatif jelas definisi dan cara mengukurnya, namun untuk
memilih mana yang pas dan berapa target yang harus dicapai bukan hal yang
mudah di kondisi nyata. Ukuran kinerja harus bisa mencerminkan
kepentingan pemasok dan juga pelanggan yang sebisa mungkin didefinisikan
bersama dengan target yang sama pula.
2. Tidak memadainya pelayanan pelanggan
Kinerja rantai pasok pada akhirnya harus diukur dengan tingkat tanggapannya
terhadap pelanggan. Namun, ada perbedaan tanggapan terhadap pelayangan
pelanggan pada setiap perusahaan. Sebagian perusahaan mengukur
pelayanannya dengan tingkat persediaan barangnya dimana permintaan
pelanggan dapat dipenuhi sebelum waktu yang disepakati. Perusaahaan lain
dengan memenuhi pesanan pelanggan meskipun tidak sekaligus misalnya
ketika ada pelanggan yang memesan komputer, printer, aksesoris dan
software dalam sekali order sedangkan saat itu agen hanya memiliki beberapa
diantaranya, maka ia akan memenuhi pesanan yang kosong setelah
mendapatkannya dari agen/distributor.
3. Status pesanan tidak akurat
Ketika pelanggan memesan suatu produk ke pemasok, mereka berharap bisa
mendapatkan informasi kapan pesanan tersebut bisa dipenuhi dan bagaimana
perkembangan pesanan mereka dari waktu ke waktu terutama untuk barang
yang memiliki nilai tinggi. Namun sering terjadi supplier tidak mampu
memberikan informasi akurat yang mengakibatkan perasaan ketidakpastian
tinggi dan mendorong pelanggan untuk menyimpan cadangan persediaan
yang lebih banyak.
4. Sistem informasi tidak handal
Perusahaan tidak akan bisa memberikan informasi status pesanan jika sistem
informasi antar bagian didalam perusahaan maupun sistem yang bisa
menghubungkan perusahaan dengan pelanggan tidak handal. Sering kali tiap
bagian tidak memiliki informasi yang sama karena belum saling terintegrasi
sehingga terkadang jumlah persediaan di gudang dengan catatan penjualan
berbeda.
5. Mengabaikan dampak ketidakpastian
Banyak sumber ketidakpastian dalam rantai pasok, beberapa diantaranya
yaitu lead time supplier dan performansi pengiriman, kualitas bahan baku,
waktu proses produksi (termasuk downtimes mesin dan reworks), waktu
transit dan jumlah permintaan. Untuk mengurangi dampak ketidakpastian,
manajer rantai pasok harus memahami sumbernya dan seberapa besar dampak
yang ditimbulkan. Namun, sering kali mereka tidak memiliki dokumen dan
catatan mengenai hal tersebut sehingga yang terjadi persediaan sebuah barang
berlebihan sedangkan barang yang lain mengalami kekurangan atau salah
memperhitungkan lead time yang dibutuhkan untuk perpindahan material di
sepanjang jaringan supply chain.
6. Kebijakan persediaaan terlalu sederhana
Memahami dan mencatat sumber ketidakpastian adalah hal pertama yang
harus dilakukan sebelum membuat sebuah kebijakan. Banyak model
persediaan yang menggunakan berbagai asumsi dan tidak bisa diterapkan di
lapangan. Perusahaan sering menyamaratakan kebijakan persediaan untuk
semua item yang memiliki karakteristik berbeda-beda. Ada yang lead time
tinggi namun permintaan relatif stabil, ada yang kebutuhannya sangat
fluktuatif namun bisa diprediksi. Kebijakan safety stock, reorder point, dan
kebijakan lainnya harus disesuaikan dengan itemnya.
7. Diskriminasi terhadap pelanggan internal
Produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang sudah terintegrasi dengan
perusahaan lain, mengirim produknya langsung ke perusahaan tersebut karena
mendapat keuntungan lebih dibandingkan menjualnya langsung. Sudah menjadi rahasia umum bahwa pelayanan yang diberikan kepada pelanggan
yang membeli langsung ke mereka tidak sebaik ke pelanggan yang membeli
melalui mitra perusaahaan. Ketika pelanggan yang membeli langsung, maka
perusahaan akan menundanya dan menyebabkan backorder.
8. Koordinasi yang buruk
Pelanggan yang ingin memesan berbagai macam produk dari beberapa
pemasok yang berbeda dalam satu kali pemesanan, maka perusahaan akan
melakukan kordinasi untuk memenuhi pesanan tersebut. Produk yang dipesan
akan dikirim secepat mungkin ke pelanggan ketika tiba. Koordinasi yang baik
antar pemasok sangat penting dan memberikan target waktu. Namun, target
waktu yang dibuat tanpa pertimbangan pada akhirnya tidak berguna dan
sering terlupakan. Akibat dari buruknya kordinasi menyebabkan
keterlambatan, pelayanan yang buruk, meningkatnya persediaan, dan pada
akhirnya menyebabkan kerugian.
9. Analisis metode pengiriman yang tidak lengkap
Mengganti moda transportasi dapat memberikan efek yang signifikan pada
biaya investasi dan performansi pelayanan. Meskipun memilih moda
transportasi berdasarkan pertimbangan ekonomis, transportasi juga
merupakan faktor yang penting. Memilih moda transportasi harus disesuaikan
dengan jenis dan nilai barang yang diangkut. Ketika perusahaan mencari
solusi untuk meminimalkan lead time pengiriman yang panjang, transportasi
udara biasanya tidak masuk sebagai pertimbangan, padahal ini tidak selalu
benar. Perusaahan yang melakukan analisis transportasi ternyata bisa
meminimalkan biaya pengiriman dari transportasi laut ke udara. Untuk
produk yang relatif kecil volumenya dan membutuhkan kecepatan respon
yang tinggi, ongkos transportasi yang mahal bisa dibayar dengan
penghematan dari berkurangnya tumpukan persediaan.
10. Biaya-biaya persediaan yang tidak sesuai
Analisis biaya-biaya dan investasi dalam persediaan menjadi hal sangat
penting dalam pengambilan keputusan. Banyak variasi biaya yang berbedabeda bahkan dalam perusahaan yang sama. Hal ini terjadi karena tidak ada standar yang jelas untuk menentukan mana yang paling berpengaruh dalam
peningkatan biaya. Sebagian besar perusahaan hanya memasukkan biaya
modal, pergudangan dan penyimpanan. Padahal, komponen biaya persediaan
termasuk biaya kerusakan bagi produk yang memiliki siklus hidup pendek
sehingga semakin lama disimpan akan semakin menurunkan nilainya dan
biaya akibat pemrosesan kembali untuk produk yang mengalami kerusakan
atau cacat dan bisa diolah kembali.
11. Hambatan dalam organisasi
Beberapa eselon dalam rantai pasok memiliki iklim dan budaya organisasi
yang berbeda-beda, dimana setiap organisasi memiliki ukuran performansi
dan evaluasi reponsibilitas masing-masing. Hambatan organisasi mungkin
bisa mengganggu kordinasi pengawasan persediaan, termasuk perbedaan
dalam objek dan metrik performansi, ketidaksetujuan pada penanggung jawab
persediaan, dan ketidakinginan untuk berkomitmen saling membantu.
Sebagian besar yang memiliki struktur organisasi tidak terpusat dan beberapa
diantaranya sering mengalami hambatan dalam pengawasan persediaan
.
12. Proses desain produk tanpa kordinasi dengan jaringan supply chain
Desain produk baru terjadi dengan cepat dan ketepatan produksi serta
perakitan adalah hal yang kritis untuk efektivitas biaya dan kualitas, namun
implikasinya bagi persediaan dalam rantai pasok sering tidak dipahami
dengan baik. Hal itu mengakibatkan persediaan meningkatkan biaya
distribusi dan penyimpanan. Sama halnya dengan memperkenalkan produk
tanpa dukungan perencanaan rantai pasok yang jelas menyebabkan masalah
ketidaktersedianya produk dan panjangnya waktu lead time yang akan
berakibat pada kesuksesan suatu produk.
13. Keputusan rantai pasok yang tidak terintegrasi
Ketika perusahaan menempatkan pabrik atau pusat distribusi dalam jaringan
rantai pasok akan berimplikasi pada biaya operasional tetap dan biaya
logistik. Akibat perubahan jaringan pada operasional, jaringan yang terletak
jauh dari perusahaan sering kali mengalami keterlambatan pelayanan, keterlambatan pengiriman produk, lead time yang panjang, dan resiko lain
yang terjadi pada saat proses pengiriman produk.
14. Rantai pasok yang belum tuntas
Memaksimalkan kinerja internal rantai pasok dengan melibatkan supplier
ekternal dan konsumen akan meningkatkan operasional internal. Beberapa
perusahaan yang hanya mengutamakan kepentingan pelanggan langsungnya
seperti retail dan perusahaan lain sebagai jaringan terakhir dalam rantai pasok
mereka. Perusahaan dengan hirarki pusat distribusi menjadi perhatiannya
hanya memperhatikan biaya persediaan dan pelayanan hanya pada pusat
distribusi utama. Mereka mengutamakan pelayan yang diberikan kepada
dealer yang menjadi pelanggan, bukan kepada end user. Pemberian pelayana
yang baik kepada dealer bukan berarti memberikan pelayanan yang baik pula
kepada end user
Tidak ada komentar:
Posting Komentar