Proses Dalam Perubahan Organisasi (skripsi dan tesis)

Skema yang ada dalam tahapan manajemen perubahan diatas, dikatakan bahwa ada 4 proses penting dalam perubahan, yaitu :

 1. Identifikasi Perubahan

 Pada awalnya suatu organisasi harus mampu mengidentifikasikan faktor-faktor yang menyebabkan suatu organisasi melakukan sebuah perubahan. Seperti kita ketahui sebelumnya dalam pembahasan pengertian perubahan bahwa ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi organisasi dalam melakukan perubahan seperti masalah teknologi, konsumen, persaingan global dan kebijakan pemerintah. Untuk itu dalam tahapan ini stakeholder dalam suatu organisasi harus mampu melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor yang ada. 

 2. Perencanaan Stratejik

 Dalam Menghadapi Perubahan Sebuah organisasi baik organisasi profit maupun organisasi non profit untuk mencapai suatu yang menjadi tujuan yang diinginkan organisasi maka perlu untuk dibentuk adanya suatu strategi. Adanya strategi sangat penting, mengingat makin pesatnya kemajuan teknologi informasi dan tingginya persaingan dan ancaman baik dari internal maupun eksternal organisasi. Adanya persaingan menuntut organisasi untuk memiliki strategi yang tepat yang dapat diandalkan untuk mengatasi ancaman yang ada. Ancaman yang ada tersebut dapat berupa sumber daya organisasi yang terbatas, ketidakpastian dari daya saing yang dimiliki organisasi, keputusankeputusan yang dibuat dan tidak adanya kepastian mengenai pengendalian inisiatif. Dari ancaman-ancaman tersebut itulah (baik dari internal maupun eksternal organisasi) nantinya akan dapat dirumuskan suatu strategi untuk mengatasi ancaman yag dihadapi. Dalam studi kepustakaan ada beberapa pakar yang mengemukakan konsep tentang strategi. Menurut Kuncoro (2006:1) yang mengutip pernyataan Chandler , strategi adalah penentuan tujuan dan sasaran jangka panjang perusahaan, diterapkannya aksi dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal senada juga dikemukakan oleh Kuncoro (2006: 1) yang mengutip pendapat Andrews, bahwa strategi adalah pola, sasaran, tujuan, dan kebijakan/rencana umum untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan, yang dinyatakan dengan mendefinisikan apa bisnis yang dijalankan oleh perusahaan atau yang seharusnya dijalankan oleh perusahaan.

 Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa strategi adalah suatu cara atau teknik yang digunakan dan diterapkan pada sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran jangka panjang yang telah ditetapkan menjadi visi dan misi dari organisasi tersebut. Strategi dapat digunakan sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan organisasi dan perluasan dari misi yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi maupun perusahaan. Strategi dapat dilakukan dengan menyesuaikan apa yang menjadi tujuan atau mandat dari suatu organisasi dengan lingkungan dimana strategi itu akan diterapkan atau diimplementasikan. Penyesuaian dengan lingkungan yang ada disekitar tersebut sekaligus untuk mengetahui ancaman maupun peluang dari faktorfaktor lingkungan baik faktor internal maupun eksternal dari organisasi. 

 Analisis SWOT adalah analisis yang dirasa cocok untuk menganalisis strategi perubanah, dengan melihat kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki organisasi. Menurut Freddy Rangkuti (1997:18) analisis SWOT adalah indentifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat juga meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Merujuk pada pendapat Freddy Rangkuti (1997:19) yang menyatakanbahwa proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategis (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang danancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Analisis SWOT menurut Pearce dan Robinson (2009: 201) terdiri dari empat faktor, yaitu:

 a. Strengths (kekuatan) Merupakan sumber daya atau kapabilitas yang dikendalikan oleh atau tersedia bagi suatu perusahaan yang membuat perusahaan lebih unggul dibandingkan pesaingnya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang dilayaninya. 

b. Weakness (kelemahan) Merupakan keterbatasan atau kekurangan dalam satu atau lebih sumberdaya atau kapabilitas suatu perusahaan terhadap pesaingnya, yang menjadi hambatan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif. 

c. Opportunities (peluang) Merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan suatu perusahaan. 

d. Threats (ancaman) Merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. 

 Analisis SWOT pada organisasi dapat digunakan untuk memetakan keunggulan yang dimiliki dengan kelemahan yang ada dan untuk mengetahui apa yang menjadi peluang dan ancaman yang berasal dari lingkungan sekitar organisasi, baik dari lingkungan eksternal maupun internal organisasi maka dengan begitu akan lebih mudah untuk melakukan suatu perumusan suatu strategi yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses dalam pembuatan strategi dengan menggunakan analisis SWOT yaitu setelah dibuat pemetaan analisis SWOT organisasi, maka selanjutnya adalah dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strength (Kekuatan) dan Weakness (Kelemahan) dengan faktor luar Opportunity (Peluang) dan Threat (Ancaman). Setelah itu baru bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil. Selain pemilihan alternative analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi, dengan mengetahui kelebihan (Strength dan opportunity) dan kelemahan (weakness dan threat), maka perusahaan atau organisasi melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri. Salah satu strateginya adalah dengan meningkatkan kekuatan dan peluang dan mengurangi kekurangan serta ancaman yang ada. Alat yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya

a. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 

b. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. 

c. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 

d. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
3. Implementasi Strategi Perubahan
 Dalam sebuah organisasi setelah mampu mengidentifikasikan faktorfaktor penyebab perubahan dan membuat perencanaan stratejik dalam menghadapi perubahan tentunya tahapan selanjutnya adalah menjalankan atau mengimplementasikan perencanaan stratejik yang ada dalam menghadapi perubahan. Dalam proses implementasi strategi perubahan semua stakeholder menjalankan strategi yang telah dibuat secara terstruktur agar strategi perubahan yang telah dirancang oleh sebuah organisasi dapat tepat sasaran. Pada tahapan ini menurut J.Winardi (2005:97) agen perubahan harus mampu mengidentifikasikan tingkatan dimaana mereka akan diarahkan, sehingga mereka mamapu memberikan target tingkatan agar mampu mengubah individu-individu, kelompok-keleompok dan atau seluruh organisasi.
4. Evaluasi dan Umpan balik Strategi
Perubahan Suatu evaluasi dan umpan balik strategi perubahan sangatlah penting untuk dianalisis, hal ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian capai visi dan misi atau tujuan dari sebuah organsisasi. Evaluasi merupakan tindakan akhir dari sebuah strategi, namun evaluasi adalah tahap awal dari strategi selanjutnya. Dengan menganalisis kesesuaian antara penyebab perubahan, strategi perubahan dan implementasi perubahan , maka penulis menarik kesimpulan bahwa dalam sebuah evaluasi dapat menyangkut hal-hal sebagai berikut:
a. Tujuan dan sasaran perubahan, tujuan merupakan keinginan yang ingin dicapai dalam jangka waktu yang akan datang dan relatif panjang serta tidak terbatas waktu. Sedangkan sasaran lebih menekankan pada kegiatan untuk mencapai tujuan dalam jangka waktu yang relatif singkat dan dapat diukur atau dihitung.
 b. Lingkungan, suatu organisasi pasti berinteraksi dengan lingkungan disekitarnya dan menjadikan organisasi tidak dapat tertutup dari lingkungan. Sehingga penyesuaian perlu dilakukan.
c. Kemampuan internal, berupa kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi untuk menghadapi lingkungannya.
d. Kompetisi, dalam pembuatan strategi tentu tidak terlepas dari adanya kompetisi.