Pengendalian Risiko

Langkah terakhir dalam seluruh proses manajemen risiko
adalah pengendalian risiko. Termasuk dalam langkah ini adalah
pelaksanaan strategi respons risiko, pemantauan, dan penyebab, serta
tetap waspada terhadap risiko baru. Sistem manajemen juga penting
dalam pengendalian risiko. Selama proses mungkin ada perubahan
dalam ruang lingkup anggaran dan jadwal proyek dengan persetujuan
manajemen.
Ini juga merupakan tugas manajemen yang sama pentingnya
dalam memantau semua risiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan
pengembangan bisnis. Penilaian dan pembaruan risiko harus menjadi
bagian dari setiap pertemuan dan laporan terbaru. Manajemen dan
semua karyawan harus selalu sadar bahwa risiko tidak dapat
diprediksi.Anggota tim tidak selalu bersedia untuk mencari tahu risiko
dan masalah baru. Jika budaya organisasi adalah di mana seseorang
dihukum oleh manajemen karena kesalahan yang dilakukan, maka jelas
bahwa karyawan akan enggan untuk berbicara karena takut masalah ini
akan berdampak buruk pada kinerja mereka. Kecenderungan untuk
menekan informasi penting seperti itu lebih tinggi ketika tanggung
jawab tidak jelas dan karyawan berada di bawah tekanan dari
manajemen puncak untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dalam
waktu singkat.
Jadi itu adalah tugas manajemen untuk menciptakan lingkungan
di mana semua karyawan merasa bebas untuk menyampaikan pendapat
dan mengakui kesalahan. Ini harus menjadi standar yang ditujukan
untuk setiap bisnis, karena menyembunyikan risiko dan / atau
menyangkal masalah dapat menghambat kesuksesan masa depan
perusahaan. perusahaan. Setiap orang harus didorong untuk
mengidentifikasi masalah dan risiko baru dan oleh karena itu manajer
proyek harus memiliki sikap positif terhadap risiko.
Dalam lingkungan perusahaan yang sangat kompleks dan besar,
langkah identifikasi dan penilaian risiko harus diulangi secara berkala.
Para pemangku kepentingan dan pakar dari luar harus dibawa ke dalam
diskusi sehingga mereka dapat meninjau risiko aktual
Faktor kunci kesuksesan lain yang bermanfaat adalah
penugasan tanggung jawab untuk setiap risiko yang teridentifikasi.
Langkah ini bisa sangat rumit dalam kasus beberapa organisasi yang
terlibat. Tanpa tanggung jawab yang ditugaskan untuk setiap risiko
yang diidentifikasi, tidak ada yang benar-benar merasa bertanggung
jawab untuk menangani risiko tersebut. Tanggung jawab ini kemudian
diteruskan satu sama lain, dengan setiap orang mengatakan "ini bukan
pekerjaan saya". Mentalitas ini sangat berbahaya bagi kinerja bisnis
secara keseluruhan. Oleh karena itu sangat penting bahwa tanggung
jawab untuk setiap risiko yang diidentifikasi ditetapkan oleh
kesepakatan bersama antara semua pemangku kepentingan yang
relevan sehingga semua orang tahu siapa yang berurusan dengan setiap
risiko. Jika seluruh proses manajemen risiko tidak ditentukan maka,
respons dan tanggung jawab atas risiko tertentu akan diabaikan begitu
saja.
Audit biasanya merupakan bagian penting dari pengendalian
respons risiko. Audit dapat didefinisikan sebagai analisis sistematis dan
independen. Istilah "audit" berasal dari bahasa latin. Kata latin "audire"
menas "mendengar", sehingga audit berarti "pendengaran berkualitas".
Melalui audit, seseorang dapat memeriksa apakah kualitas hubungan
dengan pekerjaan dan hasil pekerjaan tersebut sesuai dengan standar
yang direncanakan. Audit memeriksa apakah pekerjaan dilakukan
secara ekonomis dan rasional. Tujuan utama audit adalah untuk
menemukan titik lemah dan risiko di dalam organisasi atau proyek.
Keuntungan besar dari audit adalah kemampuan untuk memeriksa
masalah dan alur kerja yang terkait dengan kualitas dengan cara yang
sangat baik. Kerugiannya adalah jumlah persiapan dan waktu
permintaan untuk persiapan dokumen. dan pelatihan karyawan. Namun
audit hanya memungkinkan snap-shot singkat situasi. Beberapa
karyawan menganggap bahwa itu adalah kritik tentang pekerjaan yang
mereka lakukan dan dapat mengembangkan dendam terhadap auditor
Setiap hasil audit dalam laporan audit, laporan internal harus
berisi misalnya informasi dasar dan prosedur evaluasi dan observasi
dalam hal dokumentasi proyek atau kualifikasi pribadi.
Ketidaksesuaian juga harus dilaporkan. Hal ini diperlukan untuk
memungkinkan auditor teks untuk periksa apakah tindakan korektif
telah dipertimbangkan. Selanjutnya daftar peserta harus dimasukkan
dalam laporan audit
Bagian utama lain dari proses pengendalian risiko adalah
pembentukan sistem manajemen yang mengalami perubahan. Ada
banyak sumber perubahan yang mungkin dapat mempengaruhi proyek
anda dan programnya. Biasanya Anda dapat mengkategorikan
perubahan ini menjadi salah satu dari kategori berikut:
a. Perubahan ruang lingkup: misalnya pelanggan proyek ingin
mengimplementasikan fitur tambahan atau perubahan desain.
b. Implementasi rencana menghadapi ketidakpastian.
c. Perubahan perbaikan oleh manajemen:Misalnya perubahan dalam
pemasok. Pemasok baru dapat mengirimkan barang lebih murah
tetapi dengan kualitas yang sama.
Semua perubahan biasanya merupakan tantangan besar bagi
seluruh tim dan manajemen. Seringkali perubahan terhadap suatu
proyek tidak dapat dihindari dan oleh karena itu diperlukan tinjauan
perubahan dan proses kontrol yang jelas pada tahap awal proyek. Proses
kontrol ini mencakup pelaporan, pengendalian, dan merekam
perubahan pada garis dasar proyek. Sistem kontrol perubahan yang
paling dirancang untuk memenuhi poin-poin berikut:
1) Identifikasi perubahan yang diajukan
2) Daftar efek yang diharapkan dari perubahan yang diusulkan pada
jadwal dan anggaran
3) Meninjau, mengevaluasi, dan menyetujui atau menolak perubahan
secara formal
4) Bernegosiasi dan menyelesaikan konflik perubahan kondisi dan
biaya
5) Mengkomunikasikan perubahan kepada pihak-pihak yang terkena
dampak
6) Menugaskan tanggung jawab untuk mengimplementasikan
perubahan
7) Sesuaikan jadwal dan anggaran pokok
8) Tentukan semua perubahan yang akan diterapkan
Secara umum, para pemangku kepentingan dalam rencana
komunikasi yang didefinisikan sebelumnya akan menentukan proses
komunikasi dan pengambilan keputusan yang harus digunakan untuk
membuat perubahan pada proyek. Di perusahaan besar bisa jadi, jika
ingin mengubah persyaratan penting dari rencana departemen Anda,
Anda perlu beberapa persetujuan dari pemangku kepentingan yang
berbeda sedangkan beralih satu pemasok dapat dilakukan oleh manajer
sendiri karena ia memiliki otorisasi untuk melakukannya