Penyusunan personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan setelah disusun struktur pekerjaan, dipahami bidang-bidang pekerjaan yang akan dilakukan dan penempatan tenaga-tenaga yang sesuai.
1)Pengertian Staffing (Penyusunan personalia) Penyusunan personalia atau staffing menurut Janet B. Parks (2007: 338) adalah Recruiting, selecting, orienting, training, developing, and replacing employees to produce goods and services in the most effective and efficient manner. Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Di dalam menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-baiknya dan memberi wewenang-wewenang yang tepat, namun demikian yang lebih penting lagi ialah menempatkan orang secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur organisasi yang telah ditetapkan. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi. Susanto (1997 :13) mengatakan bahwa aset organisasi yang paling penting dan harus diperhatikan oleh manajemen adalah manusia (sumber daya manusia atau human resources). Hal ini bermuara pada kenyataan bahwa manusia merupakan elemen yang selalu ada dalam setiap organisasi. Manusia membuat tujuan-tujuan, inovasi, dan mencapai tujuan organisasi. Manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang dapat membuat sumber
daya lainnya bekerja dan berdampak langsung terhadap kesejahteraan organisasi. Menurut Terry (1961: 112) menyebutkan bahwa staffing merupakan kegiatan merekrut, memilih, mempromosikan, memindahkan dan pengunduran diri dari para staf organisasi. Dan sumber daya manusia Indonesia (termasuk aparatur pemerintahan) yang dibutuhkan menurut Tangkilisan (2005: 189) harus memiliki tiga kualifikasi, yaitu pertama, melekat sifat-sifat loyalitas, dedikasi, dan motivasi kerja dalam mengemban tugastugasnya. Kedua, dimilikinya kemampuan dan keahlian profesional. Ketiga, dilaksanakannya sikap-sikap mental yang berorientasi pada etos kerja yang tertib, jujur, disiplin, produktif, dan bekerja tanpa pamrih. Lebih lanjut Notoatmodjo (1998: 25) menyatakan bahwa dalam penyusunan pegawai perlu melihat kepada dua aspek yaitu pendidikan yang merupakan faktor untuk menentukan penempatan formasi atau jabatan dalam suatu organisasi, dan keterampilan (ability) berkaitan dengan kemampuan seseorang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan secara efisien, tepat dan efektif. Staffing (penyusunan pegawai) biasanya dalam melaksanakannya organisasi yang membidangi kepegawaian akan memberikan bantuan teknis dan menunjang keinginan serta wewenang pimpinan di semua tingkatan yang mempunyai tugas-tugas tertentu.
Perkembangan dalam organisasi di bidang kepegawaian tidak hanya sebagai unit yang bersifat administrasi dalam penyusunan pegawai tetapi juga pengembangan sumber daya manusia (Rachbini, 2001: 113). Penambahan fungsi tersebut, diharapkan dapat mengkaji kebutuhan pegawai masa sekarang dan yang akan datang sehingga penyusunan pegawai bukan dianggap sekedar pekerjaan rutinitas dan upaya menyesuaikan keinginan dan selera pimpinan, tetapi lebih kepada kesiapan untuk menjamin keberlangsungan organisasi dalam menghadapi tantangan perubahan lingkungan eksternal organisasi yang seringkali berubah drastis, ekstrim dan tak terkendali. 2)Tujuan Penyusunan Personalia Menurut Janet B. Parks (2007: 338) tujuan penyusunan personalia adalah: a)Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya. b)Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu. c)Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik. d)Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi organisasi.
3)Prinsip Penyusunan personalia Menurut Janet B. Parks (2007: 339) dalam penempatan berlaku prinsip utama yaitu : “The right man in the right place and time” yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat hasil pekerjaan yang optimal. Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan menempatkan personel pada tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan menghambat upaya pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari pekerjaan tersebut cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi. Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga memaksa seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan yang bukan pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena menempatkan seseorang atas pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan membuka peluang kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit organisasi kerja itu sendiri. 4)Bentuk Penyusunan Personalia Proses fungsi staffing dapat dilihat dalam suatu rangkaian langkah yang berkesinambungan untuk selalu mengisi perusahaan dengan orang-orang yang tepat dan waktu yang tepat.
Menurut T. Hani Handoko (2000: 230) langkah-langkah dalam proses staffing meliputi beberapa aspek yaitu : a.Perencanaan sumber daya manusia Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya perencanaan yang terdiri atas; (1) penentuan jabatan yang akan diisi, kemampuan yang dibutuhkan, serta jumlah yang dibutuhkan, (2) pemahaman pasar tenaga kerja potensial, (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan. Apabila suatu perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru, maka perusahaan akan mencari orang yang cakap dan terampil untuk mengisi tugas yang kosong tersebut serta mempunyai motivasi untuk melaksanakan misi dan tujuan perusahaan tersebut. Perusahaan bisa memperoleh tenaga kerja tersebut melalui 2 sumber yaitu sumber dari dalam perusahaan (intern) dan sumber dari luar perusahaan (ekstern), sumber dari dalam perusahaan yaitu dengan menggunakan orang-orang yang bekerja dalam perusahaan tersebut terutama dalam rangka promosi dan mutasi jabatan, sedangkan sumber yang berasal dari luar perusahaan seperti dari sekolah-sekolah, departemen tenaga kerja, iklan, teman pegawai perusahaan, dan lain-lain. b.Penarikan tenaga kerja Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu. Pada organisasi fitnesscenter, penambahan dan rekruitmen jumlah karyawan/instruktur juga disesuaikan dengan penambahan jumlah pendaftaran members baru. c.Penyeleksian tenaga kerja Seleksi adalah kegiatan untuk mendapatkan tenaga kerja yang paling cakap dan memenuhi persyaratan jabatan. Dalam proses seleksi ini diadakan penilaian sifat-sifat dan karakteristik calon pegawai yang diterima, yaitu calon yang memenuhi syarat sebagaimana telah ditentukan. Dalam rekruitmen karyawan, terjadi tahapan pengumuman pendaftaran, tahapan pendaftaran sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada organisasi. d.Pengenalan dan orientasi organisasi Orientasi atau masa pengenalan pegawai baru perlu diadakan, tetapi bukan dengan melempar pegawai begitu saja dalam kelompok kerja yang masih asing baginya tanpa ada bimbingan dan persiapan mental. Calon pegawai baru melalui
masa percobaan dan hendaknya dipandang sebagai salah satu fase dalam proses seleksi. Pada masa percobaan ini atasan dapat menilai kualitas pegawai baru orientasi pegawai sangat penting terutama bagi perusahaan besar di mana pimpinan tidak mungkin mengadakan pengawasan langsung. Masa percobaan ini merupakan proses penerimaan pegawai dari penerimaan sampai diterimanya pegawai tersebut menjadi pegawai tetap atau secara resmi. e.Latihan dan pengembangan karyawan Tenaga kerja perlu dilatih dan dikembangkan agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik. Manfaat dari latihan dan pengembangan adalah untuk mempermudah seseorang melakukan tugasnya. Dengan adanya latihan dan pengembangan yang baik, perusahaan akan memperoleh tenaga kerja yang cakap dan terlatih sehingga dapat melakukan pekerjaannya dengan efisien. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui “in service training”. f.Penilaian pelaksanaan kerja karyawan Pada dasarnya penilaian pegawai mempunyai manfaat ganda karena dapat digunakan sebagai alat dalam mengambil keputusan seperti untuk pembayaran upah, gaji, bonus, alat dan pemberian nasehat kepada pegawai. Penilaiannya sebaiknya dilakukan oleh suatu tim yang terdiri dari atasan langsung sebagai ketua, psikolog, dan seorang lainnya sebagai anggota. Penilaian karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja, kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif lainnya. g.Pemberian balas jasa dan penghargaan Kompensasi diberikan sebagai balas jasa dan penghargaan kepada karyawan. Kompensasi yang diberikan perusahaan bisa sebagai alat untuk memotivasi pegawai agar bekerja dengan lebih baik. Kompensasi merupakan komponen biaya yang besar bagi perusahaan. Hal ini perlu mendapatkan perhatian agar biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia. Pemberian balas jasa disini meliputi pembayaran insentif/gaji harus adil, layak, tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan memberikan kepuasan kepada semua pihak baik karyawan maupun atasan atau pimpinan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar