Elemen Event (skripsi dan tesis)

Dalam buku Event Organizing (2011: 95), Hoyle mengidentifikasi lima
elemen yang berguna untuk merancang desain event dan
mengembangkan strategi komunikasi pemasaran event. Berikut adalah
pemaparan lima elemen dan definisinya:
a. Why – Mengapa
Mengapa event ini dibutuhkan dan yang penjelasan akan latar
belakang dan tujuan penyelenggaraan event, serta manfaat event
bagi pengunjung.
b. Who – Siapa
Siapa yang harus hadir dan sasaran cakupan audiens atau
khalayak sasaran harus jelas dan tepat
c. When – Kapan
Kapan diselenggarakannya (jadwal/waktu penyelenggaraan event)
d. Where – Di mana
Penentuan tempat/lokasi event dengan segala pertimbangan mulai
dari akses, keunikan, fasilitas, kenyamanan, dan kelebihan dari
lokasi tersebut.
e. What – Apa
Penjelasan tentang program dan tujuan penyelenggaraan event,
serta program-programnya.
23
Pernyataan Hoyle juga didukung oleh pernyataan Pudjiastuti dalam
bukunya Special Event yang menjabarkan 5W elemen event, sebagai
berikut (2010: 20) :
a. Elemen Who : menjawab pertanyaan khalayak sasaran,
kebutuhan, karakteristik, dan siapa saja yang turut mengambil
bagian dalam event.
b. ElemenWhy : menjawab tujuan yang ingin dicapai dari event
c. Elemen When : menjawab seputar waktu pelaksaan yang tepat dan
berapa lama durasi event
d. Elemen Where : menjawab seputar tempat dan lokasi yang
strategis untuk mengadakan acara.
e. Elemen What : menjawab seputar bentuk event yang ingin
diselenggarakan dan apakah sesuai dengan sumber daya yang
tersedia.
f. Elemen How : menjawab seputar bagaimana konsep event dan
perancangan yang sesuai untuk mencapai tujuan.
Semua elemen ini dibutuhkan dalam pertimbangan dan perencanaan
untuk membuat konsep event. Elemen-elemen ini membantu perusahaan
atau panitia dalam menentukan rincian kegiatan, khalayak sasaran,
penentuan lokasi, penentuan konsep, penentuan waktu pelaksanaan, dan
bagaimana suatu event ingin dilaksanakan (regulasinya).