Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

 


SOP tidak hanya bermanfaat bagi tingkat manajerial sebagai perancang
prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi tingkat non manajerial sebagai pelaksana.
SOP juga membantu tingkat manajerial dan non manajerial untuk melaksanakan
fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat SOP dalam melaksanakan
fungsi manajemen (Nuraida, 2008), adalah:

1. Planning-controlling
   a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
   b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja
   yang optimal bagi masing-masing pegawai.
   c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
   d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
   seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan. Menilai apakah
   pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur atau apabila
   pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu
   diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan
   dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap
   prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan maka
   dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2. Organizing
   a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan
   mengenai bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-
   masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan
   yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi
   yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu
   organisasi adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian
   keuangan.
   b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor
   serta dokumen kantor yang diperlukan.
   c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih
   lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
   a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar
   instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur
   mempermudah orientasi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi
   pegawai lama, training juga diperlukan apabila pegawai lama harus
   menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi baru, atau
   mendapat tugas baru yang masih asing sama sekali. Dengan
   demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang
   baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara
   kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
   b. Atasan perlu mengadakan counseling bagi bawahan yang bekerja
   tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus
   diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat
   memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang
   maksimal bagi kantor.
   c. Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
4. Coordination
   a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan
   antar departemen.
   b. Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur rutin dan
   prosedur-prosedur independen.
   Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP bermanfaat
   banyak bagi manajer maupun bawahan. Manfaat SOP bagi manajer adalah untuk
   mempermudah mencapai tujuan perusahaan, mempermudah pengawasan terhadap
   karyawan, memudahkan dalam pembagian tugas, membantu saat training, dan
   menciptakan koordinasi yang harmonis terhadap bawahan.
   Sedangkan bagi karyawan, SOP bermanfaat untuk menjaga konsistensi
   kerja, mengurangi beban kerja, memperlancar arus kerja, dan mengurangi
   kesalahan komunikasi baik dengan sesama karyawan maupun dengan atasan. SOP
   juga dapat digunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan kantor.