GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT PEMDA GUNUNGKIDUL

 

 

• Profil Organisasi Perangkat Daerah

Sekretariat Daerah Kabupaten Gunungkidul, dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati (PERBUP) Kabupaten Gunungkidul No. 49 Tahun 2016 Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah merupakan unsur Pembantu Pimpinan Pemerintah Daerah dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati.

Dengan rumusan Rencana Strategis Sekretariat Daerah diharapkan dapat dijadikan landasan dalam menjawab permasalahan yang dihadapi sehingga dapat diminimalisir. Hal tersebut dapat diartikan bahwa kesenjangan berkaitan kondisi ideal organisasi Sekretariat Daerah yang diharapkan dengan kendala  yang  dinilai saat ini belum terpenuhi dapat diproyeksikan dengan kondisi-kondisi sebagai berikut :

1. Rumusan kebijakan yang difasilitasi penyusunannya oleh sekretariat daerah memenuhi kaidah prosedur dan mekanisme yang tepat serta mengandung aspek-aspek regulasi yang jelas, pasti dan adil serta dapat dilaksanakan melalui koordinasi yang sinergis antara unit-unit kerja pemerintah daerah secara efisien dan efektif.
2. Tersedianya kerangka gerak berupa pedoman yang terstandarisasi dalam rangka menunjang tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan dalam bentuk kebijakan-kebijakan yang bersifat regulasi (regulation), pelayanan (service) dan pemberdayaan (empowering) dengan ditunjang oleh pelayanan administrasi pemerintahan yang baik
3. Pelaksanaan kewenangan, baik dalam bidang pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, dilaksanakan secara efektif dengan adanya proses penataan organisasi pemerintahan yang lebih proporsional, efektif dan efisien sesuai kebutuhan secara obyektif.
4. Kinerja aparatur pemerintah daerah mengarah pada profesionalitas diberbagai bidang yang terlihat dari peningkatan kemampuan teknis dan managerial, sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh unit kerja akan lebih optimal dan berorientasi pada pencapaian tujuan.
5. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat secara esensial menunjang pada implementasi pelaksanaan otonomi daerah dengan membuka ruang partisipasi masyarakat yang dilandasi oleh budaya daerah silih asah, silih asih, silih asuh serta budaya kerja yang tinggi.

Proyeksi tersebut, selain memberikan ukuran dalam pencapaian tujuan sebagaimana uraian dalam penjelasan-pejelasan program dan indikasi kegiatan, juga akan memberikan landasan pada penetapan kebijakan sebagai Suatu Prosedur Operasional (standard operating procedures) untuk meningkatkan efektivitas kinerja seluruh unit kerja.

Dengan proyeksi tersebut ditekankan pula adanya sistem pengawasan yang lebih diarahkan pada pola pengawasan yang efektif dengan pendekatan preventif, dalam arti bukan menjawab pertanyaan “siapa yang salah” tetapi menemukan “apa yang tidak selaras dalam sistem yang berlaku”, yang pada akhirnya akan diperoleh sistem penilaian yang membandingkan hasil yang seharusnya dicapai dengan hasil yang nyata dalam rangka pencapaian proyeksi-proyeksi yang telah ditetapkan.

• Visi Dan Misi Organisasi

1. Visi Organisasi

Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah maka penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat Daerah harus mampu untuk dapat mengantisipasi perkembangan tuntutan masyarakat dan kemajuan sistem informasi serta teknologi dengan menciptakan suatu pola organisasi yang efektif.

Sebagai konsekuensi kondisi tersebut dan berdasarkan ketentuan peraturan perundang undangan yang ditetapkan, Sekretariat Daerah sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) penyelenggara pemerintahan yang melaksanakan kebijakan pemerintah daerah perlu menyelaraskan kegiatan-kegiatannya sebagai bagian dari tahapan-tahapan guna mencapai Visi Kabupaten Gunungkidul. Sesuai dengan fungsi organisasi pemerintah, termasuk Sekretariat Daerah sebagai organisasi yang diarahkan untuk proporsional dalam meningkatkan pelayanan dan pembinaan penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan adanya suatu arah atau fokus yang jelas untuk menumbuhkan komitmen yang berorientasi pada masa yang akan datang.

Mengacu kepada beberapa gagasan hasil kajian/analisis lingkungan internal dan eksternal Sekretariat  Daerah serta tanggapan yang berkembang, dirumuskan VISI Sekretariat Daerah, yaitu :

 

 

 

“MEWUJUDKAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL SEBAGAI ORGANISASI YANG PROPORSIONAL DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN DAN PEMBINAAN PENYELENGGARAAN MANAJEMEN PEMERINTAHAN”.

Visi tersebut merupakan suatu gambaran mengenai keadaan internal yang diharapkan pada masa yang akan datang serta sejalan dengan kebijakan pengembangan daerah. Rumusan visi tersebut harus tersosialisasikan dan diharapkan mendapat tanggapan berupa masukan kearah perbaikan untuk dapat diwujudkan serta dapat menumbuhkan komitmen seluruh komponen pemerintah, swasta dan masyarakat yang pada akhirnya memperlihatkan suatu keunggulan yang menyeluruh pada setiap kegiatan.

2. Misi Organisasi

Guna mewujudkan Visi yang telah ditetapkan maka perlu dijabarkan dengan uraian tugas utama yang harus dilakukan organisasi Sekretariat Daerah dalam mencapai tujuan dimana diperlukan pernyataan-pernyataan yang menunjukkan dengan jelas arti penting eksistensi Sekretariat Daerah, yaitu :

1. Meningkatkan kinerja kelembagaan pemerintahan yang proporsional, transparan dan akuntabel dalam perumusan kebijakan yang efektif dan integral;
2. Meningkatkan pembinaan kesejahteraan dan perekonomian serta pengendalian kegiatan program pembangunan daerah;
3. Peningkatan kualitas pelayanan aparatur pemerintahan di bidang kepegawaian, perlengkapan dan keuangan.

 

• Tugas Pokok Dan Fungsi
  1. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Daerah

Berdasarkan Peraturan Bupati (PERBUP) Kabupaten Gunungkidul No. 49 Tahun 2016 Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan administrasi serta pelayanan administratif kepada seluruh perangkat daerah. Sedangkan fungsinya adalah :

1. Menyusun kebijakan pemerintah daerah.
2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah.
3. Pemantauan dan pengevaluasian pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah
4. Pembinaan administrasi dan aparatur pemerintahan daerah.
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

Dengan rumusan tersebut akan berkaitan dengan apa dan bagaimana harus dilakukan untuk mencapainya serta harus memberikan dampak pada tanggapan dan partisipasi masyarakat terhadap perkembangan yang menjadi tugas pokok Sekretariat Daerah.

Tugas Pokok dan Fungsi Lingkup Asisten Pemerintahan

1. Asisten Pemerintahan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah dalam melaksanakan pembinaan dan mengkoordinasikan kegiatan bidang pemerintahan umum, hukum, organisasi dan  hubungan masyarakat. Sedangkan fungsinya adalah :

 

1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
2. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang pemerintahan umum;

1. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang hukum;
2. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang organisasi;
3. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang hubungan masyarakat.
4. Bagian Pemerintahan Umum mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengkoordinasian, pembinaan dan pengelolaan kegiatan bidang tata pemerintahan umum, otonomi daerah dan keagrariaan. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pembinaan bidang tata pemerintahan umum;
   3. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pembinaan bidang pemerintahan otonomi daerah;
   4. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengelolaan bidang keagrariaan.
5. Bagian Hukum mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan kegiatan bidang perundang-undangan, bantuan hukum dan evaluasi dokumentasi hukum. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pengkoordinasian perumusan peraturan daerah, keputusan bupati dan produk hukum lainnya;
   3. Pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan dan pembinaan perundang-undangan;
   4. Pelaksanaan kegiatan penyelenggaan bantuan hukum.
   5. Pelaksanaan kegiatan evaluasi dokumentasi hukum.
6. Bagian Organisasi mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan kegiatan bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, analisa formasi dan jabatan. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pelaksanaan kegiatan penataan kelembagaan pemerintah daerah;
   3. Pelaksanaan kegiatan penataan ketatalaksanaan pemerintah daerah;
   4. Pelaksanaan kegiatan analisa formasi dan jabatan.
7. Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan. Sedangkan fungsinya adalah :
8. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
9. Pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi;
10. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi;
11. Pengelolaan kegiatan pemberitaan.

 

Tugas Pokok dan Fungsi Lingkup Asisten Pembangunan

1. Asisten Pembangunan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah dalam pelaksanaan pengkoordinasian dan pembinaan pengelolaan kegiatan bidang perekonomian, pengendalian program dan kesejahteraan rakyat. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang perekonomian;
   3. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang pengendalian program;
   4. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang kesejahteraan rakyat.
2. Bagian Perekonomian mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pembangunan dalam pengkoordinasian dan pembinaan kegiatan di bidang pemberdayaan ekonomi daerah dan ketahanan pangan. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pengkoordinasian dan pembinaan kegiatan pemberdayaan ekonomi daerah;
   3. Pengkoordinasian dan pembinaan kegiatan ketahanan pangan.
3. Bagian Pengendalian Program mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pembangunan dalam pengelolaan kegiatan bidang penyusunan program, pengendalian pembangunan serta evaluasi dan pelaporan. Sedangkan fungsinya adalah :

 

1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
2. Pelaksanaan kegiatan penyusunan program pembangunan daerah;
3. Pelaksanaan pengendalian pembangunan daerah;
4. Pelaksanaan kegiatan evaluasi dan pelaporan pembangunan daerah.

4. Bagian Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pembangunan dalam pengkoordinasian dan pembinaan bidang kesejahteraan rakyat yang meliputi aspek bina keagamaan dan kebudayaan serta bina kesejahteraan sosial. Sedangkan fungsinya adalah :
   1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   2. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang bina keagamaan;
   3. Pelaksanaan penyelenggaraan pembinaan di bidang kebudayaan;
   4. Pengkoordinasian dan pelaksanaan penyelenggaraan bina kesejahteraan sosial.

 

Tugas Pokok dan Fungsi Lingkup Asisten Administrasi

1. Asisten Administrasi mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah dalam pelaksanaan pembinaan dan pengkoordinasian kegiatan bidang perlengkapan, umum dan tata usaha. Sedangkan fungsinya adalah :
2. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
3. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang perlengkapan;
4. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang umum;
5. Pengkoordinasian dan pembinaan di bidang tata usaha.
6. Bagian Perlengkapan mempunyai tugas pokok membantu Asisten Administrasi dalam pengelolaan perlengkapan meliputi : analisa kebutuhan dan pengadaan serta pendistribusian. Sedangkan fungsinya adalah :
7. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
8. Pelaksanaan pengelolaan perlengkapan di lingkungan Sekretariat Daerah;

1. Pelaksanaan kegiatan perlengkapan di lingkungan Sekretariat Daerah.
   3. Bagian Umum mempunyai tugas pokok membantu Asisten Administrasi dalam pengelolaan administrasi umum yang meliputi : rumah tangga dan protokol serta sanditel. Sedangkan fungsinya adalah :
   4. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
   5. Pelaksanaan kegiatan analisa kebutuhan rumah tangga;
   6. Pelaksanaan kegiatan keprotokolan;
   7. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan sanditel.
   8. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok membantu Asisten Administrasi dalam pengelolaan dan pengendalian urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum meliputi : keuangan dan kepegawaian serta kearsipan. Sedangkan fungsinya adalah:

 

1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
2. Penyiapan bahan penyusunan petunjuk teknis ketatausahaan meliputi keuangan dan kepegawaian serta kearsipan;
3. Pelaksanaan kegiatan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum meliputi keuangan dan kepegawaian serta kearsipan;
4. Pengendalian dan pengelolaan ketatausahaan meliputi keuangan dan kepegawaian serta kearsipan;
5. Pelaksanaan pengelolaan ketatausahaan meliputi keuangan dan kepegawaian serta kearsipan.

 Uraian tugas dan fungsi tersebut akan dijadikan landasan dalam penyusunan dan penetapan tujuan dari masing-masing unit kerja, dimana ukuran pencapaiannya akan terukur dari implementasi Rencana Kerja dengan pola-pola evaluasi yang obyektif berupa pengukuran indikator-indikator program yang dilaksanakan dalam pencapaian tujuan dan sasaran Sekretariat Daerah.

• Struktur Organisasi Dan Tata Kerja

Sekretariat Daerah mempunyai tugas pokok dan fungsi yang dituangkan dalam susunan organisasi agar mampu menjamin terlaksananya tugas pokok dan fungsi secara efektif dan efisien. Susunan organisasi Sekretariat Daerah beserta uraian tata kerja yang komprehensif menggambarkan wewenang dan tanggung jawab setiap unsur organisasi mekanisme kondisi internal organisasi guna menjamin kesepahaman, kesatuan arah dan keterpaduan dalam pencapaian tujuan organisasi.

 

Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah Kabupaten Gunungkidul membentuk  Struktur Organisasi, dimana Sekretariat Daerah dipimpin oleh seorang Sekretaris dengan struktur organisasi sebagai berikut:

Sesuai dengan tugas pokok Sekretariat Daerah Kabupaten Gunungkidul yaitu membantu Bupati dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan administrasi serta pelayanan administratif kepada seluruh perangkat daerah perlu terus dibenahi dan disesuaikan dengan perkembangan pemenuhan kebutuhan masyarakat dalam aspek-aspek penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Menyadari hal tersebut perlu disusun suatu strategi yang dapat memberikan fokus yang jelas terhadap isu-isu yang akan dihadapi serta memberikan antisipasi yang cukup memadai terhadap perubahan-perubahan strategis lain yang mungkin akan dihadapi pada masa yang akan datang. Strategi tersebut hendaknya tercantum dalam suatu perumusan perencanaan kerja yang memadai.

Perencanaan kerja diperlukan sebagai instrumen untuk lebih mengarahkan tujuan organisasi yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan kerja merupakan awal dari proses akuntabilitas suatu lembaga kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu proses penyusunan perencanaan dibuat untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan misi organisasi. Perencanaan kerja memberikan gambaran yang jelas mengenai tindakan-tindakan dan pemikiran strategis organisasi, serta memfokuskan perhatian kepada isu-isu penting dan tantangan yang dihadapi oleh organisasi. Perencanaan kerja membantu untuk memformulasikan dan mengkomunikasikan dengan jelas strategi yang diinginkan, serta dengan perhitungan konsekuensi ke masa depan atas keputusan yang dibuat saat ini.

 

Dalam rangka menghadapi perubahan dan isu-isu strategis yang akan dihadapi pada saat ini maupun masa mendatang, maka Sekretariat Daerah Kabupaten Gunungkidul menyusun Rencana Kerja melalui proses pembahasan secara komprehensif  yang melibatkan unsur Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah, dimana dalam pembahasannya didasarkan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta didukung oleh beberapa referensi.