Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing) (skripsi, tesis, disertasi)

Dalam knowledge management, knowledge sharing adalah salah satu
proses yang mendukung terealisasikannya manajemen pengatahuan. Berbagi
pengetahuan merupakan proses utama dari bagian manajemen pengetahuan
(knowledge management) yang intinya adalah memberikan kesempatan yang
luas untuk belajar (learning) kepada seluruh anggota di dalam organisasi
sehingga mampu untuk meningkatkan kemampuan secara mandiri (Tobing,
2007). Dalam manajemen pengetahuan, diharapkan jika seorang karyawan
mempelajari sesuatu maka karyawan lainnya di dalam organisasi atau
perusahaan tersebut juga mengetahui atau mengerti apa yang dipelajari oleh
karyawan tersebut (Tiwana, 2000). Maka sebab itu, knowledge sharing yang
efektif diperlukan agar manajemen pengetahuan berhasil dijalankan dalam
suatu organisasi maupun perusahaan.
Knowledge sharing merupakan sebuah proses di mana pengetahuan
eksplisit atau tacit dikomunikasikan kepada individu lainnya (BecerraFernandez, Avelino, et al, 2004). Dalam bukunya yang berjudul “Knowledge
Management: Challenges, Solutions, and Technologies” disebutkan pula tiga
penjelasan mengenai knowledge sharing yakni:
a. Knowledge sharing berarti pemindahan yang efektif, sehingga penerima
pengetahuan tersebut dapat memahaminya untuk dapat melakukannya
dengan cara yang benar.
b. Dalam knowledge sharing, yang dibagikan adalah pengetahuan itu sendiri
daripada rekomendasi-rekomendasi berdasarkan pengetahuan tersebut.
c. Knowledge sharing dapat dilakukan antar individu demikian juga antar
kelompok, antar departemen atau antar organisasi.
Menurut Poonkundran (2009) ada beberapa alasan seseorang untuk
membagi pengetahuannya, antara lain:
a. Pengetahuan itu mudah rusak atau hilang. Pengetahuan memiliki waktu
hidup yang singkat. Jika tidak digunakan maka dengan cepat akan
kehilangan nilainya.
b. Jika seseorang tidak produktif dalam menghasilkan pengetahuan, lalu ada
orang lain yang memiliki pengetahuan yang sama dan akan membagi
pengetahuannya walaupun dengan rendahnya tingkat knowledge sharing
yang dimiliki. Dapat dijamin bahwa bagaimanapun ide yang dimiliki
seseorang dalam suatu organisasi, maka orang lain yang ada di dalam
organisasi akan ikut terpacu untuk membagi pengetahuannya.
c. Dengan membagikan pengetahuan, kita akan memperoleh lebih banyak
dari yang kita berikan. Pembagian pengetahuan merupakan sebuah proses
yang sinergis. Misalnya ketika kita membagikan ide ataupun gagasan
dengan orang lain melalui tulisan, maka kita akan mendapatkan umpan
balik yang dapat membentuk dan mengembangkan ide ataupun gagasan
tersebut.
Berbagi pengetahuan terdiri atas seperangkat pemahaman bersama terkait
dengan penyediaan akses karyawan terhadap informasi dan pengetahuan
melalui jaringan pengetahuan di dalam organisasi (Hoegl. et al, 2003). Yang
menjadi sasaran utama dalam proses berbagi pengetahuan (knowledge sharing)
adalah menyebarluaskan pengetahuan ataupun keahlian yang dimiliki oleh satu
orang ke sebanyak mungkin orang yang ada di dalam organisasi tersebut
(Munir, 2008). Berbagi pengetahuan merupakan perilaku individu dalam
membagikan pengetahuan yang dimilikinya kepada anggota lain di dalam
organisasi untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasinya. Berbagi
pengetahuan merupakan suatu proses pertukaran pengetahuan baik
pengetahuan tacit maupun pengetahuan explicit untuk menghasilkan
pengetahuan baru (Hoof & Ridder, 2004). Berbagi pengetahuan merupakan
budaya interaksi sosial yang melibatkan pertukaran pengetahuan, pengalaman
dan ketrampilan antar anggota di dalam suatu organisasi (Fen Lin, 2007). Proses
dalam berbagi pengetahuan mengacu pada bagaimana karyawan atau organisasi
membagikan pengetahuan, pengalaman atau keahlian dan informasi
kontekstual yang mereka miliki kepada rekan kerja lain. Bagi sebuah organisasi
berbagi pengetahuan dilakukan dengan cara mengumpulkan, mengatur,
menggunakan kembali dan menyebarluaskan pengetahuan berbasis
pengalaman maupun informasi yang berada dalam organisasi dan membuat
pengetahuan itu bisa diakses semua orang yang ada di dalam organisasi
tersebut. Menurut (Nonaka & Takeuchi, 1995) terdapat 2 jenis knowledge di
dalam organisasi yaitu :
a. Tacit Knowledge
Merupakan pengetahuan berupa pengalaman dan keahlian yang dimiliki
oleh masing-masing individu dan tersimpan dalam otak sehingga
pengetahuan ini sangat sulit untuk dikomunikasikan. Pengetahuan ini
hanya bisa diperoleh jika melakukan proses interaksi dan komunikasi
13
dengan orang lain. Pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang paling
penting untuk kreatifitas dan inovasi.
b. Explicit Knowledge
Merupakan suatu pengetahuan yang sudah terstruktur dengan baik dan
terdokumentasikan sehingga mudah untuk dikomunikasikan dalam
berbagai bentuk.
Menurut Nonaka & Takeuchi (1995) pengetahuan diciptakan mulai dari
perseorangan kemudian pengetahuan itu dihimpun dan diorganisir di dalam
organisasi sehingga pengetahuan tersebut bisa diakses orang lain. Terdapat
empat model konversi pengetahuan yaitu: Sosialisasi, Eksternalisasi,
Kombinasi, dan Internalisasi. Konversi keempat jenis pengetahuan tersebut
disebut SECI proses (S: Sosialization, E: Externalization, C: Combination, I:
Internalization)  a. Tacit knowledge ke tacit knowledge disebut dengan proses sosialisasi.
Yaitu proses dimana individu menyebarluaskan mengenai pengetahuan
maupun ketrampilan yang dimilikinya kepada rekan kerja yang lain untuk
menciptakan pengetahuan baru. Dalam proses ini dilakukan secara
langsung melalui kegiatan bersama seperti rapat dan diskusi.
b. Tacit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses
eksternalisasi. Yaitu proses mengubah tacit knowledge ke dalam bentuk
yang lebih mudah untuk dipahami orang. Seperti forum notulen, buku,
laporan dan lain-lain.
c. Explicit knowledge ke explicit knowledge disebut dengan proses kombinasi
Yaitu proses menggabungkan dari berbagi explicit knowledge yang
berbeda sehingga akan menciptakan explicit knowledge yang baru melalui
proses penganalisisan, pengelompokan, dan pengolahan kembali.
d. Explicit knowledge ke tacit knowledge disebut dengan proses internalisasi.
Yaitu proses transformasi dari explicit knowledge ke dalam tacit knowledge
organisasi. Karyawan perlu mengidentifikasi pengetahuan yang ada dalam
organisasi yang sesuai dengan kebutuhannya.
Secara umum ada lima jenis kegiatan berbagi pengetahuan yang ada di
dalam organisasi (Setiarso, 2009):
15
a. Pekerjaan rutin yang serupa dan terus menerus dilakukan dalam satu
kelompok.
b. Dilakukan antar dua kelompok atau lebih yang berbeda tetapi mengerjakan
tugas yang sama.
c. Dilakukan antar dua kelompok atau lebih dengan membagi pengetahuan
yang berkaitan dengan pekerjaan non rutin.
d. Dilakukan antar institusi untuk menjaga kelangsungan hidup bersama.
e. Dilakukan oleh kelompok dari luar ketika terjadi permasalahan baru yang
belum pernah terjadi sebelumnya.
Berbagi pengetahuan dapat diartikan sebagai kesadaran anggota dalam
organisasi mengenai pentingnya pengetahuan dan rela membagi ilmunya
kepada anggota lain (Setiarso, 2009). Strategi yang harus di lakukan organisasi
untuk membangun budaya berbagi pengetahuan dalam organisasi adalah
sebagai berikut:
a. Menciptakan budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi dengan
memberikan aturan formal kepada karyawan untuk saling menggali dan
memberikan pengetahuan atau keahlian yang dimilikinya kepada rekan
kerja yang lainnya.
b. Membentuk rasa saling percaya antar anggota yang ada dalam organisasi.
c. Memberikan penghargaan (reward) atas terciptanya aktivitasi berbagi
pengetahuan di dalam organisasi.
d. Memfasilitasi sarana atau media dalam melakukan berbagi pengetahuan.
16
Kendala yang mungkin dihadapi dalam aktivitas berbagi pengetahuan
dalam organisasi adalah sebagai berikut:
a. Budaya, untuk menerapkan budaya dalam suatu organisasi tidaklah mudah,
karena ada sebagian individu beranggapan bahwa pengetahuan adalah
kekuatan, sehingga mereka memilih untuk memiliki pengetahuan tersebut
tanpa ada niat untuk berbagi dengan orang lain.
b. Fasilitas untuk berbagi pengetahuan, ada sebagian karyawan yang
mengeluhkan tidak adanya ruangan untuk saling bertukar pengetahuan dan
gagasan, hal ini menjadi penghambat kegiatan sharing.
c. Kurang adanya penghargaan, setiap individu dalam organisasi memiliki
motivasi masing-masing dalam melakukan kegiatan berbagi pengetahuan
dan ada sebagian dari mereka yang mengharapkan adanya penghargaan
dari kegiatan tersebut. Tidak adanya penghargaan yang diberikan
organisasi baik berupa materi atau apresiasi akan menghambat kegiatan
berbagi pengetahuan.
d. Kurang adanya kepercayaan, kepercayaan merupakan suatu hal yang
penting yang harus dibangun dan diperoleh dari seseorang. Apabila tidak
adanya rasa kepercayaan antar karyawan dalam organisasi maka mereka
tidak mau berkorban untuk membagikan pengetahuannya.
e. Kemampuan komunikasi, kemampuan komunikasi seseorang dalam
memahami apa yang disampaikan lawan bicara menjadi salah satu unsur
yang bisa menjadi penghambat dalam proses berbagi pengetahuan