Fungsi Manajemen (skripsi dan tesis)

Fungsi manajemen menurut Terry dikenal dengan akronim Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC). Koontz dan Donnell denan akronim Planning, Organizing, Staffing, Directing dan Controlling (POSDC). Perbedaan tersebut menurut Siagian bukan suatu perbedaan yang principal, karena tergantung dari sudut peninjauan dan kepentingan yang dipengaruhi oleh: kondisi organisasi, filsafat hidup, kondisi lingkungan, perkembangan pengetahuan dan teknologi serta pemanfaatannya. (Siagian, 2002)Adapun fungsi manajemen yang akan peneliti utarakan lebih lanjut adalah fungsi Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (penggerakan), Controlling (Pengawasan).

1. Perencanaan

Terry menyatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta-fakta, membuat dan menggunakan asumsi berdasarkan pada masa yang akandating, dalam gambaran dan perumusan kegiatan yang diusulkan yang diperlukan guna mencapai hasil yang diinginkan.
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang pertama, yang menggambarkan tujuan serta usaha mencapainya secara efektif dan efisien dimasa mendatang yang penuh dengan ketidakpastan.Jadi, fungsi ini merupakan titik tolak suatu organisasi dalam melaksanakan kegiatan lebih lanjut.
Menurut Hani Handoko, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Manajer puncak biasanya mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana jangka panjang dan strategi organisasi.
Manajer pada tingkat bawah merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya untuk jangka pendek. Kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini :

1. Menetapkan tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.

1. Merumuskan keadaan saat ini

Setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut.Tahapan kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan dan data statistic yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

1. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan perlu diidetifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah. Antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

1. Mengembangkan rencana atau kegiatan untuk pencapaian tujuan

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik diantara alternatif yang ada.         

2. Pengorganisasian

Terry menyatakan bahwa pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan perilaku yang efektif antara masing-masing orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan memperoleh kepuasan diri dalam melaksanakan tugas-tugas terpilih di dalam kondisi lingkungan yang ada, untuk mencapai tujuan dan sasaran. Di dalam lingkup organisasi perlu adanya jobdescription yang didalamnya memuat segala tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertulis secara sistematis dan teratur dengan didasarkan pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa dan kapan suatu pekerjaan dilaksanakan.
Pengorganisasian adalah membagi pekerjaan yang telah direncanakan untuk dilaksanakan diantara anggota kelompok pekerjaan, membentuk hubungan pekerjaan yang tepat diantara mereka dan memberikan lingkungan pekerjaan yang tepat. (Hasibuan, 2003)

3. Penggerakan

Terry menyebutkan penggerakan adalah membuat semua anggota kelompok mau bekerjasama dan bekerja dengan ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.Koontz dan Donell menyatakan bahwa pengorganisasian adalah pengarahan atau directing dan pemberian pimpinan atau leading. Dengan demikian inti dari penggerakan adalah bagaimana cara menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan ini meliputi bagaimana memimpin, memotivasi dan mengarahkan bawahan dan juga mengatasi pertentangan yang mungkin terjadi.
Penggerakan berhubugan erat dengan manusia yang ada di balik organisasi oleh karena itu aspek yang perlu diperhatikan adalah manusia.Untuk mewujudkan hal tersebut harus menggunakan komunikasi efektif.Jika komunikasi tidak efektif, sangat mungkin upaya penggerakan kurang atau tidak berhasil.

4. Pengawasan

Menurut Terry, pengawasan itu menentukan apa yang telah dicapai. Artinya menilai hasil pekerjaan dan apabila perlu untuk mengadakan tindakan pengkoreksian sedemikian rupa, sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Seorang manajer mengharapkan bahwa kegiatan dari organisasinya (yang dilakukan oleh unit-unit organisasi maupun anggotanya) menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itulah seorang manajer harus menjalankan fungsi pengawasan yang pada dasarnya meliputi 3 hal, yaitu :

1. Menetapkan standar kerja atau performance
2. Mengukur performance yang dicapai dan membandingkan dengan standar yang telah disepakati
3. Melakukan tindakan koreksi tehadap keadaan yang menyimpang atau tidak memenuhi standar yang ditetapkan.

Dengan menjalankan fungsi pengawasan atau pengendalian ini, manajer dapat menjaga agar organisasinya selalu dalam jalur dan arah yang benar