Perilaku Kegiatan Proyek (skripsi dan tesis)

Iman Soeharto (1998) menjelaskan bahwa kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.  Lingkup (scope ) tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik, jalan, jembatan dan lainnya, dari pengertian diatas maka ciri pokok proyek adalah sebagai berikut ini .

1. Bertujuan menghasilkan lingkup (deliverable) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir seperti bangunan jalan .
2. Dalam proses mewujudkan lingkup diatas maka ditentukan jumlah biaya, jadwal dan kriteria mutu .
3. Bersifat sementara, dalam arti umumya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas .
4. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung .

Di samping proyek dikenal pula program yang mempunyai sifat sama dengan proyek.  Perbedaanya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besamya sumber daya yang diperlukan program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek. Umumnya, program dapat dipecahkan menjadi lebih dari satu proyek. Dengan kata lain, suatu program merupakan kumpulan dari bermacam-macam proyek .

Selain berbentuk bangunan diatas telah disebutkan bahwa tiap proyek memiliki tujuan khusus, misalnya pembangunan rumah tinggal, jembatan, atau instalasi pabrik. Dapat pula berupa produk hasil kerja penelitian dan pengembangan. Di dalam proses mencapai tujuan tersebut, ada batasan yang harus di penuhi yaitu besamya biaya (anggaran) yang dialokasikan, jadwal, serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Ketiga batasan di atas disebut tiga kendala (triple constraint) seperti terlihat pada Gambar 3.2 .

a. Anggaran

Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran. Untuk proyek-proyek yang melipatkan dana dalam junlah besar dan jadwal pengerjaannya bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan secara total proyek, tetapi dipecah atas komponen-komponennya atau per periode tertentu (rnisalnya per kuartal ) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.

b. Waktu           

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

c. Mutu

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.  Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut merupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai for the intended use .

Ketiga batasan tersebut bersifat saling tarik menarik, artinya jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu. Hal ini selanjutnya berakibat pada naiknya biaya sehingga melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal .