Pengertian dan Tipe Komunikasi Formal

 Komunikasi dalam organisasi juga dapat digolongkan menjadi komunikasi formal dan komunikasi informal. Dasar dari penggolongan ini adalah gaya, tatakrama, dan pola aliran informasi dalam perusahaan (Masmuh, 2010:14) Komunikasi organisasi formal terjadi bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer, dan diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi; yang biasanya disebut rantai komando. (Masmuh, 2010:14). Mengacu pada pendapat Thoha (2010) seperti yang dikutip dalam jurnal ilmiah, komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi.

Dalam komunikasi organisasi formal terdapat pula komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran atau diagonal. Di dalam penelitian ini, yang dibahas oleh peneliti adalah komunikasi ke bawah (downward communication) dan komunikasi ke atas (upward communication).

1)        Komunikasi ke atas (Upward Communication)

Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari Komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempumaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2004; 116)

Secara umum komunikasi vertical ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe antara lain (Muhammad,2005:105):

1.      Instruksi Tugas

Intruksi tugas/pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya

2.       Rasional

Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya

3.      Ideologi

Pesan yang mengenai ideologi lebih mencari antusias dan sokongan darianggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi

4.      Informasi

Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional

5.      Balikan

Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya,berarti pekerjaannya sudah memuaskan

2)        Komunikasi Vertikal ke Atas (Upward Communication)

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir pada tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (pimpinan). Semua pegawai kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau member informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia (Pace, 2005:189). Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, saran, dan mengajukan pertanyaan. Secara umum komunikasi vertikal ke atas dapat diklasifikasikan atas tiga tipe antara lain (Muhammad, 2005:117):

1.      Informasi masalah, menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidakterpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu

2.      Menawarkan saran-saran atau ide-ide, guna penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan. Universitas Sumatera Utara

3.      Menyampaikan keluhan, menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan merekamengenai pekerjannya, teman sekerjanya dan organisasi

3)        Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi danmempunyai atasan yang sama. Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi, pesan mengalir secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuankemanusian seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik.Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagaiberikut (Pace, 2005:195):

1. Mengkordinasi tugas-tugas, kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. Atau mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas.

2. Saling memberikan informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Idedari banyak orang biasanya akan lebih baik dari pada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program pelatihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling berbagi untuk membuat perencanaan apa yang mereka akan lakukan.

3. Pemecahan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalamtingkatan yang sama. Melalui komunikasi horizontal masalah yang akan dihadapi akan dapat terpecahkan. Atau dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral karyawan

.4. Menyelesaikan konflik diantara anggota yang berada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan sosial dan emosional dari anggota dan juga akanmenciptakan iklim dan organisasi yang baik.

4.      Menjamin pemahaman yang sama, bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan maka perlu adanya pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin unit satu dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencarikesepakatan terhadap perubahan tersebut

5.      Mengembangkan dukungan interpersonal, karena sebagian besar waktu kerja karyawan berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaan, maka mereka memperoleh dukungan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan menumbuhkan kekompakan dalam menyelesaikan kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa sosial dan emosional karyawan