Pengelolaan Kelembagaan (skripsi dan tesis)

Pengelolaan merupakan terjemahan dari kata "management" yang
kemudian diserap kedalam Bahasa Indonesia menjadi manajemen.
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur, pengaturan
dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan fungsi-fungsi
manajemen.
James Stoner dan Charles Wankel memberikan batasan
pengelolaan (manajemen) merupakan proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan dan pengendalian upayah anggota organisasi dan penggunaan
seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi
(Siswanto:2013:2). Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard juga memberikan
batasan pengelolaan (manajemen) yaitu sebagai sutau usaha yang dilakukan
dengan dan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan
organisasi. Mamajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain (Mary Parker Pollet). Dari beberapa pendapat tersebut dapat
dipahami bahwa manajemen merupakan alat atau cara untuk mencapai tujuan,
dimana tujuan merupakan hal yang ingin direalisasikan, memiliki cakupan
tertentu dan dilakukan dengan pengarahan.
Manejemen mempunyai tujuan tertentu dan tidak dapat diraba. Ia
berusaha untuk mencapai hasil-hasil tertentu yang biasanya diungkapkan
istilah “objectives” atau hal-hai yang nyata. Usaha-usaha kelompok itu
memberikan sumbangannya kepada pencapaian-pencapaian tujuan.
Manajemen merupakan proses dimana aktivitas dalam proses ini
telah langsung menjalankan fungsi manajemen yaitu planing (perencanaan),
organizing (pengoranisasian), actuating (pelaksanaan) dan controlling
(penyuluhan dan pengendalian). Dampak proses manajemen ini dapat
mempengeruhi badan usaha dalam input kuantitas dan kualitas, pengetahuan
melalui pengalaman dan kewenangan dan power para manajer, peningkatan
pengembangan dan faktor-faktor lingkungan, seperti peraturan peraturan
pemerintah, kondisi ekonomi, aktivitas para pesaing dan keinginan para
konsumen dimana para manajer akan lebih peka dan tajam.
Aspek manajemen dalam membangun usaha hendaklah didasarkan
pada pendekatan fungsi manajemen, meliputi: perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Menurut Hastowiyono dan
Suharyanto (2014: 55-61 dalam Kamaroesid: 2016: 35-37) dalam menajemen
perlu memperhatikan aspek manajemen perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
a. Perencanaan
Perencanaan adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen.
Perencanaan ditujukan kepada masa depan yang penuh dengan
ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi. Hasil dari
perencanaan baru akan diketahui pada masa depan, agar resiko yang
ditanggung itu relatif kecil, hendaklah semua kegiatan, tindakan dan
kebijakan direncakan terlebih dahulu.
Perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan
organisasi, penentuan strategis, kebijaksanaan proyek, program, prosedur,
sistem, metode, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan (Wijayanti:2008:9). Menunurt George R. Terry perencanaan
merupakan memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta
menggunakan asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai
hasil yang diinginkan (Syafiie:2006:75). Sedangkan menurut F.X. Soedjadi,
MPA, perencanaan merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan, dan
penentuan prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum
melaksanakan tindakan dan sebenarnya dalam rangka mencapai tujuan yang
sudah ditetapkan.
Suatu perencanaan diperlukan mencapai tujuan secara menyeluruh
beserta kebijakan yang diperlukan. Untuk perlu disusun suatu program kerja
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta menyusun kegiatankegiatan yang diperlukan. Perencanaan dalam anggaran unit BUMDesa juga
harus dilaksanakan sebaik mungkin, misalnya membuat anggaran pembelian,
anggaran produksi, anggaran penjualan dan anggaran lainnya disesuaikan
dengan keperluan usaha yang akan dijalankan.
Perencanaan dalam pengadaan karyawan disesuaikan dengan
rencana proses produksi, kegiatan yang akan dilakukan, persyaratan yang
diperlukan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.
b. Pengorganisasian
Organizing berasal dari kata organize yang berarti menciptakan
struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasikan sedemikian rupa,
sehingga hubungannya satu sama lain terkait oleh hubungan terhadap
keseluruhannya (Hasibuan:2014:118).
Pengorganisasian adalah fungsi-fungsi manajemen dan merupakan
suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi adalah alat atau wadah yang
statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang
harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan
pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen
(subsistem) serta penentuan hubungan-hubungan (Hasibuan:2014:119).
Menurut Melayu S.P Hasibuan pengorganiasian merupakan
penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang
diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap
aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang
yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan
aktivitas-aktivitas tersebut.
Goorge R. Terry mendifinisakan pengeorganisasian merupakan
tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara
orang-orang sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisisen dan dengan
demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas
tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guana mencapai tujuan atau
sasaran tertentu.
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor 21 Tahun 1990 tentang Pedoman dan Proses Pembentukan atau
Penyempurnaan Kelembagaan di lingkungan instansi Pemerintah Pusat,
Perwakilan RI di luar negeri dan Pemerintah di Daerah, disebutkan prinsipprinsip pengorganisasian sebagai berikut:
Pertama, pembagian habis tugas. Maksudnya, tugas pokok dan
fungsi pemerintah terbagi habis dalam departemen-departemen dan lembagalembaga bukan departemen, sehingga bagaimanapun cara yang dipergunakan
untuk menyusun organisasi aparatur pemerintah secara fungsional, ada yang
mengurus dan bertanggung jawab atas setiap fungsi. Kedua, perumusan tugas
pokok dan fungsi yang jelas. Ketiga, pengorganisasian dapat membentuk
fungsionalisasi. Maksudnya, ada organisasi yang secara khusus bertanggung
jawab atas sesuatu di bidang atau tugas, atau ada batas-batas kewenangan
masing-masing sehingga kerjasama antara satu instansi dengan instansi bisa
berlangsung secara baik dan saling melengkapi. Keempat, pengorganisasian
juga menetapkan sistem koordinasi, integrasi dan sinkronisasi. Kelima,
organisasi pemerintah memiliki prinsip kontinuitas. Maksudnya, bila satu
tujuan belum tercapai pasa satu tertentu maka ada upayah mengejarnya secara
terus-menerus, tidak berhenti pada satu titik. Keenam, prinsip ini dan staf.
Pemerintah RI mengadopsi prinsip lini dan staf karena dipandang cocok
untuk digunakan di Indonesia terutama karena dapat di delinisasi tugas dan
fungsi antara unit-unit organisasi yang bertanggung jawab sebagai pelaksana
kegiatan penunjang lainnya. ketujuh, prinsip kesederhanaan. Kedelapan,
prinsip fleksibilitas. Kesembilan, pendegelasian tugas dan wewenang dengan
jelas. Kesepuluh, prinsip pengelompokan yang homogen. Karena demikian
luasnya tugas-tugas yang harus dikerjakan, maka pengelompokan tugastugas yang diusahakan sehomogen mungkin. Kesebelas, prinsip rentang atau
jenjang pengendalian. Keduabelas, prinsip akordian, yaitu pada saat tertentu
dengan melihat situasi san kondisi kegiatan pemerintah baik berupa tugas
umum pemerintahan maupun pembangunan dapat diperluas atau di
persempit.
Menilai kelayakan usaha, BUMDesa dapat mengkaji beberapa hal
seperti:
a) Bagaimana langkah-langkah dalam melakukan proses
pengorganisasian meliputi:
1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan dari unit-unit usaha yang akan dijalankan.
2. Membagi beban kerja secara jelas dan proporsional sehingga
dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang.
3. Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan
anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis,
memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkahlangkah penyesuaian untuk mempertahankan.
b) Bagaimana asas organisasi yang hendaknya dipillih?
Asas organisasi merupakan pedoman yang perlu dilaksanakan
agar diperoleh suatu struktur organisasi yang baik dan aktivitas
organisasi dapat berjalan dengan lancar. Asas organisasi terdiri dari:
peumusan tujuan organisasi, penyusunan bagian-bagian organisasi
yang diperlukan, pembagian kerja yang jelas, koordinasi pelimpahan
wewenang, rentang kendali, jenjang organisasi, kesatuan perintah dan
asas keluwesan. Apabila asas organisasi tersebut dapat diterapakn
dengan baik, maka akan sangat mendukung kelancaran kegiatan usaha
BUMDesa.
c) Bagaimana struktur organisasi yang dirancang?
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara
bagian-bagian dan posisi dalam organisasi. Struktur organisasi
menjelaskan pembagian kerja serta memperhatikan hubungan fungsi
dan aktivitas tersebut. BUMDesa juga harus dapat menggambarkan
tugas pokok dan fungsi setiap bagian organisasi, hubungan ketugasan
antara bagian-bagian harus jelas dan susunan organisasi disesuaikan
dengan keperluan.
c. Pelaksanaan
Terry berpendapat bahwa:
“actuating setting all members of the want to achive and to strike to
achive the objective willingly and keeping with the managerial planning and
organizing efforts”.
Maksudnya pelaksanaan adalah suatu tindakan untuk
mengusahakan agar semua anggota kelompok berkenan berusaha untuk
mencapai sasaran agar sesuai dengan perencanaan manajerial dan usahausaha organisasi (Syafii:2006: 81).
Suatu kegiatan usaha dapat dilaksanakan, sangat dipengaruhi oleh
kualitas perencanaan, pengorganisasian dan kualitas sumber daya manusia.
Oleh karena itu seluruh kegiatan harus direncanakan dengan matang dan
rinci, serta sistem pengorganisasian harus baik. Selain itu, diperlukan sumber
daya manusia yang cukup jumlahnya, terampil dan menguasai bidang
tugasnya. Ini semua dimakud agar aktifitas-aktifitas untuk menjalankan unit
usaha BUMDesa dapat dilaksanakan dengan baik.
d. Pengendalian
Fungsi pengendalian merupakan fungsi terakhir dari proses
manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan
proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Pengendalian ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan den kedua fungsi
ini merupakan hal yang saling mengisi, karena:
1. Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan
2. Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana.
3. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik.
4. Tujuan baru akan dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah
pengendalian atau penilaian dilakukan.
Erarl P. Strong mendefinisikan pengendalian merupakan proses
pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai
dengan ketetepan-ketetapan dalam rencana. Sedangkan menurut G.R Terry
pengedalian adalah proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar,
apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan
apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai
dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Pengendalian bukan hanya mencari kesalahan-kesalahan, tetapi
berusaha untuk menghidari terjadinya kesalahan-kesalahan serta
memperbaikinya jika terdapat kesalahan-kesalahan. Jadi pengendalian
dilakukan sebelum proseos, saat proses dan setelah proses yakni hingga akhir
diketahui. Dengan pengendalian diharapkan juga pemanfaatan semua unusr
manajemen efektif dan efesien.
Menurut Emerson (Hasibuan: 2009: 242) efektif adalah
pengukuran dalam arti tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Sedangkan efisien adalah perbandingan yang terbesar antara
masukan dengan hasil, antara produksi dengan biaya (antara hasil dengan
sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang
dicapai dengan penggunaan sumber-sumber daya tertentu . dengan kata lain
hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus
diselesaikan.
Pengendalian merupakan mengecek hasil kinerja dengan standar
yang ditentukan dan disepakati sebelumnya. Pengendalian atau pengawasan
didalam manajemen memiliki berbagai fungsi pokok, diantaranya:
1. Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan. Ini
dapat dilakukan dengan pengawasan secara rutin disertai dengan adanya
ketegasan-ketegasan dalam pemberian sangsi terhadap penyimpangan
yang terjadi.
2. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi. Jika penyimpangan
telah terjadi, hendaknya pengawasan/pengendalian dapat menghasilkan
perbaikan.
3. Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan
sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan,
sehingga setiap organisasi selalu dalam keadaaan bekerja secara efektif
dan efisien.
4. Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya
pengendalian/pengawasan yang rutin, setiap unti organisasi berikut
karyawan dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan
benar