Pengertian suatu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk kesatuan dengan menggunakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat. Kegiatan-kegiatan berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Sumber daya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dapat berbentuk barang-barang modal, bahan-bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber daya tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang atau jasa, konsumsi yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dimasa yang akan datang. Dari pengertian di atas, proyek mempunyai ciri-ciri:
a. memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,
b. jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan,
c. bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas, dan
d. tidak berulang, macam dan intensitas kegiatan berubah atau tidak sama.
Kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan selanjutnya dilaksanakan, untuk itu perlu mengorganisir dan mengelola sumber daya yang ada agar tercapai sasaran tersebut. Upaya tersebut bertujuan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancar mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai proses pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek .
Di dalam proses mencapai tujuan tersebut ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besarnya biaya yang dialokasikan, jadwal/waktu yang ditentukan serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Ketiga batasan diatas disebut tiga kendala (triple constraint) seperti terlihat pada Gambar 2.3.
Gambar Sasaran proyek yang merupakan tiga kendala (triple constraint)
a. Biaya/Anggaran
Biaya/anggaran adalah suatu batasan alokasi dana yang ditentukan untuk suatu proyek. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran yang ditentukan. Anggaran tidak hanya ditentukan secara total proyek melainkan terbagi atas anggaran komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per triwulan atau per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode tersebut.
b. Jadwal/Waktu
Waktu/jadwal adalah suatu rentang masa yang ditetapkan untuk penyelesaian suatu proyek. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan dalam arti penyerahan akhir proyek tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.
c. Mutu
Mutu adalah suatu standar/target yang harus dihasilkan suatu produk dengan biaya dan waktu yang telah ditentukan. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa produk aspal beton maka kriteria yang harus dipenuhi adalah persyaratan material, pencampuran, dan pelaksanaan penghamparan harus sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan untuk mutu aspal beton tersebut.
Iman Soeharto (1998) memberikan penjelasan suatu konsep biaya pada suatu pekerjaan (aktivitas) dapat dibagi dalam :
a. Biaya langsung (direct cost), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan volume pekerjaan yang dilaksanakan antara lain biaya untuk upah tenaga kerja dan bahan/material. Hubungan antara biaya langsung dengan waktu pelaksanaan merupakan garis non linier, apabila waktu pelaksanaan dipercepat maka pada umumnya biaya langsung akan makin tinggi.
b. Biaya tak langsung (indirect cost), yaitu pengeluaran-pengeluaran untuk overhead, gaji pegawai tetap, biaya sewa dan perawatan alat, asuransi, bunga bank dan sebagainya. Biaya ini mempunyai sifat bahwa apabila waktu pelaksanaan diperlambat maka secara total biaya akan semakin tinggi.
