Unsur-unsur Pengendalian Intern Model COSO (Commitee of Sponsoring Organization) terhadap Piutang Usaha (skripsi dan tesis)

Suatu komite yang diorganisir oleh lima organisasi profesi yaitu IIA, AICPA, IMA FEI, dan AAA pada bulan Oktober 1987 menghasilkan kajian yang dinamakan COSO framework of internal control. COSO mengeluarkan defenisi tentang pengendalian intern pada tahun 1992. COSO memandang pengendalian intern merupakan rangkaian tindakan yang menembus seluruh organisasi. COSO juga membuat jelas bahwa pengendalian intern berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring. Pengendalian bukanlah sesuatu yang ditambahkan ke dalam proses manajemen tersebut, akan tetapi merupakan bagian integral (bagian tak terpisahkan) dalam proses tersebut. Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk mengevaluasi, mengembangkan pengendalian intern.
Menurut COSO (Sanyoto, 2007 : 267) bahwa “pengendalian intern adalah suatu proses, melibatkan seluruh anggota organisasi, dan memiliki tiga tujuan utama, yaitu efektivitas, dan efisiensi operasi, mendorong kehandalan laporan keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada.” Artinya, dengan adanya sistem pengendalian intern, maka diharapkan perusahaan dapat bekerja atau beroperasi secara efektif dan efisien, penyajian informasi dapat diyakini kebenarannya dan semua pihak akan mematuhi semua peraturan dan kebijakan yang ada, baik peraturan dan kebijakan perusahaan atau pun aturan legal / hukum pemerintah. Dengan dipatuhinya peraturan dan kebijakan maka penyimpangan dapat dihindari.
COSO menyebutkan (Sanyoto, 2007 : 267) bahwa “terdapat lima komponen pengendalian intern, yaitu lingkungan pengendalian, penentuan resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan atau pemantauan”.

1. Lingkungan pengendalian

Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep pengendalian secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi, juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen. Lingkungan pengendalian merupakan hal dasar (fondasi) bagi komponen COSO. Manajemen harus paham pentingnya pengendalian intern. Menurut Daryanto (2000 : 182) “etika adalah ilmu tentang akhlak dan tata kesopanan” . Etika menurut Saefullah(2006 : 82) “adalah studi mengenai tanggung jawab yang terkait dengan apa yang dianggap benar dan apa yang dianggap salah”. Kode etik merupakan upaya yang dapat dilakukan oleh entitas atau perusahaan dalam mendorong efektifnya pengendalian intern. Kode etik menetapkan standar aturan mengenai etika yang harus dijalankan oleh entitas.
Implementasi dari kode etik ini akan sangat efektif jika memenuhi dua syarat, yaitu pertama, entitas perlu menyatakan secara spesifik kepada karyawan mengenai kode etik yang mereka jalankan. Syarat kedua, agar kode etik ini bisa berjalan secara efektif adalah perlu adanya dukungan dari tim manajemen puncak. Tanpa ada dukungan dari manajemen puncak, kode etik ini akan sulit untuk diimplementasikan. Kompetensi adalah skill atau kecakapan yang dimiliki oleh seseorang sebagai modal dalam melaksanakan tugas atau kewajiban serta kemampuan bersaing dalam mencapai tujuan. Integritas adalah suatu sikap dalam menyatukan keinginan atau kehendak, kejujuran dan keikhlasan serta perbuatan antara orang-orang yang memiliki satu tujuan yang sama. Kompetensi dan integritas merupakan dua sikap yang harus dimiliki oleh setiap personil dalam suatu entitas. Tanpa kedua sikap tersebut, perusahaan akan sulit mencapai tujuannya.
Lingkungan pengendalian memeiliki empat unsur, filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan komisaris dan komite audit, metode pengendalian manajemen, dan kesadaran pengendalian (Mulyadi, 2001). Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi entitas dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh entitas. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen. Dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan manajemen.
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya entitas dalam mencapai tujuannya. Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian yang baik.

1. Penentuan resiko

Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan resiko merupakan hal yang penting bagi manajemen. Penentuan resiko mencakup penentuan resiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi resiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.
Setiap entitas menghadapi berbagai resiko baik dari luar maupun dari dalam yang harus ditentukan. Persyaratan awal untuk penentuan resiko adalah adanya penetapan tujuan, yang dihubungkan pada tingkat-tingkat yang berbeda dan konsisten di dalam organisasi. Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis resiko-resiko yang relevan untuk mencapai tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar untuk menentukan cara pengelolaan resiko, karena kondisi ekonomi, industri, peraturan, dan operasi akan terus berubah, maka dibutuhkan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menangani resiko-resiko khusus yang berhubungan dengan perubahan. (Sawyer’s, 2005)
Penentuan resiko merupakan tanggung jawab yang tidak terpisahkan (integral) dan terus menerus dari manajemen. Dikatakan integral, karena manajemen tidak dapat menetapkan tujuan dan dengan mudah mengasumsikan bahwa tujuan tersebut akan tercapai. Banyak hambatan atau resiko yang datang, baik dari dalam maupun luar entitas. Resiko kredit adalah resiko tidak terbayarnya kredit yang telah diberikan kepada para pelangggan. Sebelum perusahaan memutuskan untuk menyetujui permintaan atau penambahan kredit oleh para pelanggan, perlulah mengadakan evaluasi resiko kredit dari para pelanggan tersebut. Menilai resiko kredit, credit manager harus mempertimbangkan berbagai faktor yang menentukan besar kecilnya kredit tersebut. Pada umumnya bank atau perusahaan dalam mengadakan penilaian resiko kredit adalah dengan memperhatikan lima “C”. Lima “C” tersebut adalah character, capacity, collateral, capital dan conditions.

• Character, menunjukkan kemungkinan atau profitabilitas dari pelanggan untuk secara jujur berusaha memenuhi kewajibannya. Faktor ini adalah sangat penting, karena setiap transaksi kredit mengandung kesanggupan untuk membayar.
• Capacity, adalah pendapat subyek mengenai kemampuan dari pelanggan, ini diukur dengan record diwaktu yang lalu, dilengkapi dengan observasi fisik pada pabrik atau toko dari pelanggan. Capital diukur oleh posisi financial pelanggan secara umum, dimana hal ini ditunjukkan oleh analisa ratio financial, yang khususnya ditekankan pada “tangible net worth” dari perusahaan.
• Collateral dicerminkan oleh aktiva dari langganan yang diikatkan, atau dijadikan jaminan bagi keamanan kredit yang diberikan kepada pelanggan tersebut.
• Condition, menunjukkan impact (pengaruh langsung) dari trend ekonomi pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya.

Setelah diuraikan berbagai faktor yang harus diperhatikan dalam penilaian resiko kredit, maka selanjutnya perlu bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah tertentu di dalam usaha untuk memperkecil resiko tidak terbayarnya piutang dengan mengadakan penyaringan atau seleksi terhadap para pelanggan atau debitur.

• Dibentuknya unit kerja atau seksi yang khusus ditugaskan mengurus piutang. Tugas pokok dari unit kerja ini meliputi kegiatan di bawah ini.

1. Mencari langganan potensial yang dapat diberikan kredit.
2. Menyeleksi para calon debitur.
3. Membukukan transaksi kredit yang terjadi.
4. Melakukan penagihan piutang.
5. Membukukan transaksi kredit / piutang.
6. Menyusun dan mengklasifikasi piutang outstanding menurut usianya masing-masing.
7. Membuat analisa dan evaluasi piutang sebagai salah satu bentuk investasi.
8. Menyusun dan memperkirakan arus kas masuk dari piutang.
9. Membuat laporan tentang pengelolaan piutang bagi para pengambil kebijakan tentang piutang.
   • Digariskannya kebijakan piutang yang jelas untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi unit kerja yang mengurusi piutang. Kebijakan ini meliputi kegiatan di bawah ini.
10. Penentuan plafon kredit untuk berbagai jenis atau tingkatan debitur.
11. Penentuan jangka waktu kredit.
12. Pedoman melakukan seleksi calon debitur berdasarkan lima “C”.
13. Penentuan jumlah piutang ragu-ragu maksimal yang dapat dibenarkan sebagai dasar penentuan besarnya cadangan piutang ragu-ragu.
14. Penentuan jumlah anggaran yang digunakan untuk mengadministrasikan piutang.
    • Penentuan kriteria untuk mengukur efisiensi pengelolaan piutang. Berbagai kriteria yang dapat digunakan sebagai indikator efisiensi pengelolaan piutang.
15. Tingkat perputaran piutang, dengan rumus berikut ini.

Penjualaan kredit netto (setahun)
Piutang rata-rata (awal dan akhir tahun)

1. Persentase piutang tak tertagih yang sebenarnya. Tingkat persentase ini perlu dibandingkan dengan rata-rata piutang tak tertagih untuk industri ataupun usaha lain yang sejenis. Selama tingkat persentase ini relatif sebanding, maka efisiensi pengelolaan piutang oleh perusahaan masih dapat dianggap dalam batas kewajaran. Bilamana persentase ini melebihi industri atau usaha lain yang sejenis, maka perlu dilakukan penganalisaan khusus untuk mengetahui sebab-sebab secara jelas.
   • Usia piutang rata-rata.

Daftar piutang yang ada dapat dikelompokkan berapa persen dari piutang masih berada dalam batas waktu piutang yang seharusnya, berapa persen satu bulan terlambat / dua bulan terlambat / tiga bulan terlambat dan sebagainya.
Cara ini dapat diperkirakan berapa dari piutang outstanding sebenarnya masih memiliki nilai ekonomis sebagai kekayaan dan berapa yang seharusnya perlu diragukan atau bahkan perlu dihapuskan.
Kemudian dapat dipisahkan kelompok debitur yang masih bonafit, kelompok yang perlu memperoleh perhatian secara lebih seksama, kelompok yang memerlukan penanganan secara khusus, dan kelompok yang seharusnya dihapuskan dari daftar debitur.

• Biaya pengelolaan setiap Rp. 1.000.000,- piutang.

Seperti telah diuraikan dimuka, piutang sebagai salah satu bentuk investasi menimbulkan biaya yang berupa : (a) biaya modal (b) biaya administrasi piutang (c) biaya yang berupa piutang tak tertagih.

1. Aktivitas pengendalian

Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya dikaitkan dengan konsep pengendalian internal. Aktivitas- aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi resikonya untuk organisasi secara keseluruhan. Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 2002 )
Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Transaksi yang terjadi dalam suatu organisasi harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan kehandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, memo kredit, bukti memorial.

• Faktur penjualan.

Dalam pencatatan piutang usaha, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang usaha dari transaksi penjualan kredit yang dimasukkan dalam jurnal penjualan. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.

• Bukti kas masuk.

Dalam pencatatan piutang usaha, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang usaha dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur yang dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas.

• Memo kredit.

Dalam pencatatan piutang usaha, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan yang dimasukkan ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.

• Bukti Memorial.

Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalamn jurnal umum dan kartu piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang usaha yang tidak dapat ditagih lagi.

1. Informasi dan komunikasi

Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi pengendalian internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian dan untuk mengelola operasinya.
Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya. (Saefullah, 2006)

Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen, yaitu :

• komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif
• komunikasi berarti terjadinya berbagai informasi atau pemberian informasi maupun pengertian, sehingga, agar pemberian informasi maupun pengertian dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi
• komunikasi melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan.

1. Pengawasan atau Pemantauan

Pengawasan atau pemantauan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen pengendalian. Menurut Saefullah (2006), pengawasan merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi investasi dalam piutang menurut Riyanto (2001 ) adalah :

• Volume penjualan kredit

Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Makin besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya berarti bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang. Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besar pula resiko, tetapi bersamaan dengan itu juga memperbesar profitability.

• Syarat pembayaran penjualan kredit

Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit dari pada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnya dalam bentuk batas waktu pembayarannya yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat.

• Ketentuan tentang pembatasan kredit

Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafon bagi kredit yang diberikan kepada para langganannya. Makin tinggi plafon yang ditetapkan bagi masing-masing langganan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang. Demikian pula ketentuan mengenai siapa yang dapat diberi kredit. Makin selektif para langganan yang dapat diberi kredit akan memperkecil jumlah investasi dalam piutang.

• Kebijaksanaan dalam mengumpulkan piutang

Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaannya dalam pengumpulan piutang secara aktif atau pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan secara aktif dalam pengumpulan piutang akan mempunyai pengeluaran uang yang lebih besar untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjalankan kebijaksanaannya secara pasif. Perusahaan yang disebutkan terdahulu kemungkinan akan mempunyai investasi dalam piutang yang lebih kecil dari pada perusahaaan yang disebutkan kemudian. Tetapi biasanya perusahaan hanya akan mengadakan usaha tambahan dalam pengumpulan piutang apabila biaya usaha tambahan tersebut tidak melampaui besarnya tambahan revenue yang diperoleh karena adanya usaha tersebut. Jadi perusahaan tidak akan mengeluarkan uang sebesar Rp.1.000.000,- untuk dapat mengumpulkan piutang sebesar Rp.500,-

• Kebiasaan membayar dari para langganan

Ada sebagian langganan yang mempunyai kebiasaan untuk membayar dengan menggunakan kesempatan mendapat cash discount, dan ada sebagian lain yang tidak menggunakan kesempatan tersebut. Kebiasaan para langganan untuk membayar dalam cash discount period atau sesudahnya akan mempunyai efek terhadap besarnya investasi dalam piutang. Apabila sebagian besar para langganan membayar dalam waktu selama discount period, maka dana yang tertanam dalam piutang akan lebih cepat bebas, yang ini berarti makin kecilnya investasi dalam piutang.

Gambar 2.1. COSO Cube 2013
Ada 17 prinsip pengendalian internal oleh komponen pengendalian internal seperti dijabarkan pada  Framework COSO 2013:
Control Environment

1. menunjukkan komitmen atas integritas dan nilai etis
2. mengadakan pertanggungjawaban kesalahan
3. menetapkan struktur, wewnang dan tanggung jawab
4. menunjukkan komitmen terhadap kompetensi
5. menyelenggarakan akuntabilitas

 Risk Assessment

1. spesifikasi sasaran yang sesuai
2. identifikasi dan analisis resiko
3. menaksir penyelewengan resiko
4. identifikasi dan analisis perubahan yang signifikan

Control Activities

1. memilih dan mengembangkan aktivitas kontrol
2. memilih dan mengembangkan kontrol umum terhadap teknologi
3. menyebarkan kebijakan dan prosedur

Information & Communication

1. menggunakan informasi yang relevan
2. komunikasi internal
3. komunikasi eksternal

Monitoring

1. mengadakan evaluasi terus-menerus dan / atau berkala
2. evaluasi dan defisiensi komunikasi

Dalam Framework tersedia tiga kategori tujuan yang difokuskan oleh organisasi dalam aspek yang berbeda dari pengendalian internal:

• Operation objectives/tujuan operasional

ini berkaitan dengan efektivitas dasn efisiensi dari operasional entitas, termasuk operasional dan tujuan kegiatan keuangan, dan pengamankan aset dari kerugian.

• Reporting Objectives/tujuan laporan

berkaitan dengan laporan keuangan dan non-keuangan baik intern dan ekstern dan bisa meliputi kepercayaan, jangka waktu, transparansi dan kondisi lain seperti memasang permanen oleh para pengatur, mengenali pengatur standar atau kebijakan entitas.

• Compliance Objectives/pemenuhan tujuan

berkaitan dengan ketaatan pada hukum dan peraturan yang menjadi subjek entitas.