Kerangka Kerja Manajemen Perubahan (skripsi dan tesis)

Terdapat beberapa model yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja manajemen perubahan. Dalam setiap model terdapat serangkaian langkah- langkah yang harus dilakukan dan hasil-hasil yang akan dicapai pada setiap langkah.

3.1    Enterprise Wide Change (Haines, 2005)

Enterprise adalah suatu entitas yang  sistemik dan komplek, yang dapat berbentuk organisasi pribadi  maupun organisasi publik baik profit maupun non profit.  Organisasi sebagai salah satu bentuk enterprise yang terus berkembang, dimana perkembangan   tersebut membutuhkan   perubahan.   Oleh   karena itu perubahan  dalam  organisasi  adalah  suatu  keniscayaan.     Enterprise  Wide Change (EWC) merupakan suatu konsep yang melihat perubahan suatu organisasi tidak secara parsial atau komponen-komponennya saja tetapi secara utuh atau sistemik. Karena pengaruh dari EWC berdampak kepada seluruh komponen dari organisasi (Haines, 2005).  EWC memiliki  karakteristik  yang membedakanya  dengan perubahan yang tidak komprehensif :

a.   Memiliki dampak secara struktural dan mendasar kepada seluruh organisasi atau unit dimana perubahan terjadi.

b.   Memiliki   dampak   yang   strategis,   karena perubahan   akan membawa organisasi ke posisi yang lebih baik.

c.   Perubahan bersifat komplek, chaos dan radikal.

d.   Berskala besar dan membutuhkan tranformasi organisasi.

e.   Membutuhkan jangka waktu yang panjang.

f.    Perubahan budaya, karena perubahan akan membawa perubahan norma, kebijakan, nilai dan perilaku.

Dari karakteristik tersebut maka perubahan yang berdampak pada organisasi bukan merupakan  sesuatu  yang sederhana.  Perubahan  memerlukan  strategi dan  perencanaan    yang    matang.    Sehingga  dalam   manajemen  perubahan seluruh komponen   organisasi   harus menjadi   perhatian.   Dalam   EWC digunakan pendekatan system thinking dalam melakukan perubahan

3.2    System Thinking Approach (Haines, 2005)

Organisasi dalam era abad 21 memiliki kompleksitas yang sangat tinggi, baik  dalam struktur  organisasi  maupun  kegiatannya.    Dengan  kompleksitas yang tinggi maka dalam melihat suatu perubahan organisasi, kita tidak bisa melihatnya dari salah satu komponen saja dalam suatu organisasi.   System Thinking   merupakan   suatu   pendekatan   menyeluruh   dalam   manajemen perubahan yang terfokus dalam hasil akhir dari suatu perubahan.   Kemudian akan ditentukan faktor-faktor yang mempengaruhi dan langkah-langkah apa yang  diperlukan  untuk  mencapai  hasil  akhir  tersebut.    Dalam  pendekatan system thinking ada  5 fase yang harus dilalui yaitu :

1.      Fase A : Positioning Value/Strategic Position (Menentukan posisi strategis)

Fase ini merupakan tahapan dalam system thinking dimana apa yang menjadi tujuan/posisi strategis organisasi didefinisikan dengan jelas. Posisi inilah yang akan dicapai dengan perubahan organisasi.

2.      Fase B : Measures Goals ( Mengukur Tujuan)

Dalam fase ini ditentukan ukuran-ukuran dan mekanisme yang digunakan untuk melihat apakah tujuan  telah dicapai.

3.      Fase C : Assesment Strategy (Strategi Assesmen)

Pada fase ini ditentukan gap (kesenjangan) antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Sehingga dapat ditentukan langkah- langkah untul mencapai kondisi yang diingin dengan lebih baik.

4.      Fase D : Acions Level-level (Aktifitas perubahan)

Fase ini akan mendefinisikan dan mengimplementasikan strategi yang akan mengintegrasikan  semua proses, aktifitas, hubungan dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengurangi gap atau untuk merealisasikan tujuan yang sudah ditentukan pada fase A.

5.      Fase E : Environment Scan (Identifikasi Lingkungan Eksternal)

Pada fase ini dilakukan identifikasi lingkungan eksternal yang mempengaruhi perubahan. Identifikasi ini dilakukan dengan menggunakan scanning framework (kerangka kerja identifikasi) SKEPTIC (Social C(K)ompetition Economic Politics Technology Industri Customer) Hasil identifikasi ini akan memberikan arah dan seberapa besar perubahan yang akan dilakukan.

Pada gambar 2.2 The Rollercoaster of Change menggambarkan ada 6 tahapan dalam menghadapi perubahan yaitu :

1.   Start Smart, pada tahap ini disebut juga pre-planning atau tahap awal perencanaan perubahan dimana individu-individu bersiap-siap untuk perubahan. Ada proses edukasi dalam tahap ini.

2.   Shock, pada tahap ini dimulainya perubahan dengan ditandai kickoff oleh change leader (pemimimpin perubahan).  Pada tahap ini biasanya reaksi yang muncul adalah shock (keterkejutan) dari individu-individu. Keterkejutan ini muncul akibat ketidaksiapan mereka menghadapi perubahan.

3.   Depression/anger,  pada  tahap  ini  perubahan  sudah  dilakukan  dan reaksi-reaksi yang muncul akibat adanya reorganisasi, perubahan pekerjaan dan tanggung jawab karena perubahan mulai nampak dengan jelas dalam bentuk depresi, kemarahan dan perasaan kehilangan dari individu-individu.

4.   Hang  In/Persevere,  pada  tahap  ini  reorganisasi  dan  hubungan  kerja yang baru mulai diberlakukan. Dan individu-individu dalam organisasi akan berusaha mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahapan ini sering kali perubahan bisa mengalami kegagalan.

5. Hope/Readjustment, pada tahap ini dilakukan penyesuaian atau penyelarasan dengan   kondisi organisasi yang baru.   Dan individu- individu dalam organisasi sudah lebih memahami perubahan sehingga pada tahapan ini arah dan tujuan dari perubahan yang hendak dicapai telah mapan.

6.   Rebuilding, pada tahap ini kondisi organisasi yang baru telah terbangun secara permanen.  Pada tahap ini tim yang solid sudah  terbangun  dan kegiatan organisasi sudah benjalan dengan baik.