Unsur-unsur di dalam Standar ISO 14001

Standar ISO 14001 merupakan dokumen spesifikasi sistem manajemen lingkungan. Standard ini memuat unsur-unsur yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin memperoleh sertifikasi atas pelaksanaan standar ISO 14001. Unsur-unsur yang dirinci dalam ISO 14001 harus diterapkan, didokumentasikan dan dilaksanakan sehingga lembaga sertifikasi Sistem

Manajemen Lingkungan, selaku pihak ketiga dapat memberikan sertifikat Sistem Manajemen Lingkungan kepada perusahaan berdasarkan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan bahwa perusahaan tersebut telah menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan dengan baik. ( ISO 14001, 2004 )

Berikut penjabaran dari masing-masing unsur Sistem Manajemen Lingkungan :

1)      Kebijakan Lingkungan

Pernyataan kebijakan adalah suatu deklarasi yang ditandatangani oleh pemimpin organisasi yang menyatakan bahwa perlindungan lingkungan menjadi prioritas utama. Sekurangnya presiden dari perusahaan harus menandatangani karena hubungan mereka yang penting. Tanpa penunjukan komitmen dari manajemen puncak ini, aparat perusahaan lainnya tidak akan peduli pada usaha pengelolaan lingkungan yang dilakukan.

Manajemen puncak perlu memeperlihatkan dukungan sepenuhnya atas kebijakan yang dibuat dengan beberapa cara. Disamping menandatangani kebijakan menunjukan dukungan dengan menyediakan dana yang cukup juga sangat penting. Bila kekurangan dana perusahaan makaa pengelolaan lingkungan akan terhenti. Dukungan terhadap kebijakan yang dibuat dapat ditunjukan oleh tindakan-tindakan. Misalnya jika direktur ingin mencatat sesuatu menggunakan kertas yang sudah terpakai tetapi halaman belakangnya masih kosong, itu berarti dia peduli lingkungan. ( Kuhre, 1996)

Selain itu untuk dapat menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan dengan baik bukan saja diperlukan adanya komitmen manajemen puncak namun diperlukan pula adanya komitmen dari seluruh karyawan, meskipun komitmen manajemen puncak merupakan unsur yang paling penting.

Selanjutnya, tentang kebijakan lingkungan di dalam standar ISO 14001 menyebutkan :

a)        Sesuai dengan sifat, skala dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk atau jasanya.

b)        Mencakup suatu komitmen untuk penyempurnaan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran.

c)        Mencakup suatu komitmen untuk mematuhi perundang-undangan dan peraturan lingkungan yang relevan dan dengan persyaratan lain yang bisa dilakukan oleh organisasi.

d)       Memberikan suatu kerangka untuk menyusun dan mengkaji tujuan dan sasara lingkungan.

e)        Didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara serta dikomunikasikan ke semua karyawan.

f)         Tersedia untuk umum. ( ISO 14001, 2004 )

2)      Perencanaan

Tujuan dari perencanaan atau rencana tindakan adalah menciptakan kondisi sedemikian sehingga perusahaan dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan kebijakan lingkungan.

a)      Aspek Lingkungan

Aspek lingkungan adalah unsur dari suatu kegiatan, produk atau jasa dari organisasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan. Dalam pengertian ini aspek lingkungan yang penting adalah aspek lingkungan yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak penting terhadap lingkungan bagi operasi di perusahaan di sekeliling perusahaan. Dengan kata lain, suatu perusahaan mengidentifikasi dampak lingkungannya bila perusahaan tersebut mengakses apa yang dapat menyebabkan perubahan pada lingkungan untuk setiap kegiatan, tugas atau langkah dari prosesnya.

b)      Persyaratan Perundangan dan Persyaratan Lainnya.

Perusahaan harus mengidentifikasi dan mengerti semua persyaratan yang diminta oleh perundang-undangan bila aspek lingkungan telah diidentifikasi, maupun persyaratan lainnya yang relevan dengan kegiatan perusahaan. Setiap peraturan yang diterapka pada kegiatan operasional perusahaan harus diiidentifikasi. Hal ini mencakup peraturan-peraturan di tingkat internasioal, federal, negara bagian, regional dan lokal. Pada setiap tingkat pemerintahan ada beberapa peraturan yang berbeda sehingga tambahan dari peraturan-peraturan yag ada, pasal-pasal legislatif dan hukum juga harus diidentifikasi. Selain peraturanperaturan yang ada, ada beberapa persyaratan lainnya yang dituntut dari suatu perusahaan. Ini dapat mencakup standar sertifikasi, kebijakan, koorporasi, persetujuan konsumen, keputusan pengadilan, perizinan dan hal-hal lainnya. Persyaratan-persyaratan ini juga penting dan harus dituliskan dalam suatu standar. ( Kuhre, 1996 )

c)      Tujuan dan Sasaran

Menurut standar ISO 14001, tujuan lingkungan adalah cita-cita lingkungan secara menyeluruh , yang timbul dari kebijakan lingkungan yang telah ditentukan oleh perusahaan itu sendiri untuk mencapainya, dan yang dikuantifikasi bila memungkinkan.

Sedangkan tentang sasaran lingkungan, standar ISO 14001 mendefinisikan sasaran lingkungan sebagai persyaratan kinerja secara rinci, dikuantifikasikan bila dimungkinkan, berlaku untuk perusahaan atau bagian yang diturunkan dari tujuan lingkungan dan yang perlu ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai tujuan lingkungan.

Tujuan dan sasaran lingkungan harus konsisten dan dimasukkan dalam rencana strategis perusahaan. Keduanya harus sejalan dengan rencana strategis perusahaan secara keseluruhan atau bila tidak akan timbul konflik. Tujuan dan sasaran harus konsisten satu sama lain dan tidak bertentangan. Tujuan dan sasaran juga harus mendukunga kesesuaian dengan peraturan yang berlaku, persyaratan bisnis, penurunan dampak dan pandangan dari pihak-pihak berkepentingan. Tujuan dan sasaran harus terintegrasi dengan keseluruhan organisasi. Kedua hal tersebut tidak dapat saling silang atau keduanya tidak akan tercapai sama sekali.( Kuhre, 1996 )

d)     Program Manajemen Lingkungan

Program Manajemen Lingkungan harus dinamis dan secara berkala disempurnakan sesuai dengan perubahan tujuan dan sasaran perusahaan. Pembuatan dan penggunaan satu program atau lebih merupakan unsure kunci untuk penerapan sistem manajemen lingkungan yang berhasil. Program tersebut sebaiknya menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran perusahaan akan dicapai, termasuk jangka waktu dan personil yang bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan lingkungan perusahaan. ( ISO 14001, 2004 )

3)      Penerapan dan Operasi

Suatu perusahaan dapat saja telah memiliki kebijakan lingkungan yang sangat tepat dan telah memiliki pula tujuan dan sasaran lingkungan, serta memiliki perencanaan sistem manajemen lingkungannya yang sangat bagus dan rinci tanpa mereka menghadapi masalah lingkungan yang disebabkan masalah penerapan dan operasi sistem manajemen lingkungan belum memadai.

a)      Struktur dan tanggung jawab

Unsur yang paling penting dalam menjalankan sistem manajemen lingkungan adalah dukungan manajemen puncak, manajemen garis dan karyawan perusahaan. Penerapan sistem manajemen lingkungan yang berhasil memerlukan komitmen dari semua karyawan perusahaan. Oleh sebab itu tanggung jawab lingkungan tidak dilihat sebatas fungsi lingkungan saja. Komitmen ini dimulai pada tingkat manajemen tertinggi. Perlu pula diperhatikan bahwa tanggung jawab kunci sistem manajemen lingkungan yang telah ditentukan dan dikominikasikan dengan baik ke personil yang relevan. ( ISO 14001, 2004 )

b)      Pelatihan, kepedulian dan kompetensi

Pelatihan adalah hal yang sangat penting bagi pengelolaan ligkungan karena kompleksnya bidang tersebut. Pelatihan diperlukan tidak hanya bagi staf di bidang lingkungan tetapi juga di seluruh bidang pekerjaan lainnya dalam perusahaan dan beberapa kontraktor dan seluruh pekerja harus dibuat sadar akan dampak yang mereka timbulkan terhadap lingkungan melalui pekerjaan yang mereka lakukan dan cara-cara meminimasi dampak tersebut. ( Kuhre, 1996 )

Dalam ISO 14001, dokumentasi pelatihan merupakan salah satu kunci penting dalam penerapan sistem manajemen lingkungan. Pemeliharaan dokumentasi pelatihan yang baik termasuk siapa yang sudah dilatih, isi pelatihan dan tanggal pelatihan. ( ISO 14001, 2004 )

c)      Komunikasi

Aspek kunci lainnya dari manajemen lingkungan adalah komunikasi dengan karyawan, perusahaan atau masyarakat sekitar dan dengan pihak lainnya dari masyarakat yang terkait dan dengan pelanggan.

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 menentukan perlu adanya prosedur untuk :

1. Mempertahankan komunikasi internal diantara berbagai bagian dan tingkatan di dalam perusahaan.

2. Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak terkait dari luar sehubungan dengan aspek-aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan. ( ISO 14001, 2004 )

d)     Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan

Organisasi harus membuat dan memelihara informasi dalam media cetak atau elektronik, untuk :

1.      Menerangkan unsur-unsur inti sistem manajemen dan interaksinya.

2.      Memberikan petunjuk dokumentasi yang terkait. ( ISO 14001, 2004)

Dokumentasi sistem manajemen lingkungan dapat berupa :

1.      Informasi tentang proses.

2.      Bagan organisasi atau organisasi.

3.      Standar internal dan prosedur operasional.

4.      Bagan lokasi keadaan darurat.

e)      Pengendalian Dokumen

Maksud pengendalian dokumen adalah untuk menjamin bahwa perusahaan menyusun dan memelihara dokumen dengan cara yang memadai untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan. Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diperlukan oleh standar internasional ini untuk menjamin bahwa :

1.      Adanya persetujuan dokumen sebelum diterbitkan.

2.      Dokumen secara berkala dikaji, direvisi bila diperlukan dan disetujui atas kecukupannya oleh personel yang diberi wewenang.

3.      Perubahan dan status revisi dokumen harus diidentifikasi terlebih dahulu.

4.      Dokumen harus dipastikan sah dan mudah diidentifikasi.

5.      Dokumen mutakhir yang relevan tersedia di seluruh lokasi operasi yang sangat penting bagi berfungsinya sistem manajemen lingkungan yang efektif.

6.      Dokumen kadaluarsa segera dimusnahkan dari semua titik penerbitan dan penggunaan atau sebaliknya dijamin terhadap penggunaan yang tidak sesuai dengan yang dimaksudkan.

7.      Setiap dokumen kadaluarsa disimpan untuk keperluan perundang-undangan dan atau keperluan pemeliharaan pengetahuan yang didefinisikan secara tepat.

Dokumentasi harus dapat dibaca, diberi tanggal ( tanggal revisi ) dan mudah diidentifikasi, dipelihara dengaan teratur dan disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab atas pembuatan dan modifikasi berbagai jenis dokumen harus dibuat dan dipelihara. ( ISO 14001, 2004 )

f)       Pengendalian Operasional

Perusahaan harus mengidentifikasi operasi dan kegiatan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasarannya.

Perusahaan harus merencanakan kegiatan ini, termasuk pemeliharaannya untuk menjamin bahwa kegiatan ini dilaksanakan pada kondisi tertentu dengan :

1.    Membuat dan memelihara prosedur yang terdokumentasi untuk mengatasi situasi ketiadaan prosedur yang dapat menyebabkan penyimpangan dari kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan.

2.    Menetapkan kriteria operasi di dalam prosedur.  

3.    Membuat dan memelihara prosedur yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang dapat diidentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh perusahaan dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan yang relevan kepada pemasok dan kontraktor. ( ISO 14001, 2004 )

g)      Kesiagaan dan Tanggap Darurat

Berapapun pengawasan yang diimplementasikan, tidak mungkin untuk menghilangkan segala masalah atau keadaan darurat sama sekali. Hal ini meliputi kecelakaan kerja, tumpahan baha kimia, cidera akibat kerja dan rencana persiapa untuk menghadapi kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga ini. Prosedur gawat darurat yang terperinci harus dituliskan sebelum keadaan gawat darurat terjadi. Rencana yang dipersiapkan untuk mengatasi keadaan ini mempunyai beberapa nama, namun demikian yang paling umum digunakan adalah rencana respon gawat darurat dan rencana pemulihan bencana. ( Kuhre, 1996 )

Bila terjadi keadaan darurat, satu tanggapan yang terorganisir dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan akan membantu meminimumkan kerusakan terhadap kesehatan dan keselamatan manusia atau lingkungan.

4)      Pemeriksaan dan Tindakan Koreksi

Kinerja lingkungan harus dipantau dan diperiksa sedemikian sehingga bila terjadi ketidaksesuaian dapat segera diketahui, dan diambil langkah-langkah perbaikan untuk mengkoreksinya.

a)      Pemantauan dan Pengukuran

Program pemantauan dan pengukuran merupakan proses yang kontinyu yang mencakup pengumpulan data mutakhir dan penelusuran parameter tertentu secara kontinyu.

Dengan menggunakan teknik pemantauan dan pengukuran perusahaan dapat menilai kemajuannya dalam memenuhi tujuan dan sasaran lingkungan yang sudah digariskan. ( ISO 14001, 2004 )

b)      Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi dan pencegahan

ISO 14001 mensyaratkan perusahaan untuk membuat dan memelihara prosedur untuk menangani, menyelidiki dan memulai tindakan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Selain itu, tanggung jawab dan wewenang untuk semua kegiatan yang berkaitan dengan ketidaksesuaian harus ditentukan.

Ketidaksesuaian meliputi segala sesuatu yang tidak sesuai dengan persyaratan, seperti yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen lingkungan. Hal ini dapat meliputi ketidaksesuaian pada kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran, struktur dan tanggung jawab, rencana pelatihan, persyaratan operasional, jadwal kalibrasi alat, perekaman dan pengarsiban, pengendalian dokumen, kesiapsiagaan dan tanggap darurat dan prosedur tanggapan dan jadwal pelatihannya, rencana pemantauan dan pengukuran, audit sistem manajemen lingkungan dan dokumentasi pengkajian manajemen dan penerapan penyempurnaan sistem manajemen lingkungan.

Dalam membuat dan mempertahankan prosedur untuk penyelidikan dan mengoreksi ketidaksesuaian, perusahaan sebaiknya memasukkan unsur-unsur dasar :

1.      Identifikasi penyebab ketidaksesuaian.

2.      Identifikasi pilihan tindakan koreksi dan pencegahan serta pengendalian yang diperlukan.

3.      Pelatihan personal.

4.      Penerapan rencana untuk tindakan koreksi yang dipilih.

5.      Merekam setiap perubahan pada prosedur tertulis yang dihasilkan dari tindakan koreksi. ( ISO 14001, 2004 )

c)      Evaluasi dari Tingkat Kesesuaian

Di dalam sistem manajemen lingkungan ISO 14001 perusahaan harus bersikap konsisten dengan komitmen untuk mencapai kesesuaian. Selain itu suatu organisasi juga harus menetapkan prosedur untuk mengevaluasi secara periodik kesesuaian terhadap peraturan perundangan dan peraturan lainnya yang terkait. Perusahaan harus membuat catatan hasil evaluasi periodik. Evaluasi tingkat kesesuaian bisa dilakukan bersamaan dengan evaluasi kesesuaian peraturan perundangan atau dengan prosedur yang terpisah. ( ISO 14001, 2004 )

d)     Rekaman

Sistem manajemen lingkungan menghendaki adanya rekaman lingkungan yang cukup dan dipelihara sehingga dapat memperlihatkan bahwa sistem dapat berfungsi dengan efektif. Bila tidak ada rekaman lingkungan, maka hal ini memberikan petunjuk bahwa sistem manajemen lingkungan perusahaan harus diperbaiki.

Rekaman lingkungan harus dipersiapkan, disimpan dan dipelihara oleh perusahaan serta mudah ditelusur bila diperlukan. Rekaman ini meliputi informasi antara lain tentang pembelian, audit, pengkajian dan pelatihan.(ISO 14001, 2004)

e)      Audit Sistem Manajemen Lingkungan.

Di dalam ISO 14001, audit sistem manajemen lingkungan didefinisikan sebagai suatu proses verifikasi tersistemasi dan terdokumentasi untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif untuk menentukan apakah sistem manajemen lingkungan dari organisasi sesuai dengan kriteria audit sistem manajemen lingkungan yang dibuat organisasi, dan untuk mengkomunikasikan hasil proses ini kepada manajemen. Sistem manajemen lingkungan terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya. Dengan demikian diharapkan, bahwa Sistem manajemen yang akan diaudit akan sesuai (compatible) dan saling mendukung dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, seperti; penerapan sistem manajemen K3 dan penerapan sistem manajemen kualitas produk ISO 9001.

5)      Tinjauan Manajemen

Manajemen puncak organisasi atau perusahaan harus mengkaji sistem manajemen lingkungan sesuai jadwal yang ditentukan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. Proses pengkajian manajemen harus menjamin bahwa informasi penting dikumpulkan untuk memungkinkan manajemen melakukan evaluasi. Pengkajian ini harus didokumentasi.

Pengkajian manajemen harus membahas kemungkinan perlunya perubahan kebijakan tujuan dan unsur-unsur lainnya dari sistem manajemen lingkungan, perubahan keadaan dan komitmen untuk penyempurnaan berkelanjutan. ( ISO 14001, 2004 )

6)      Perbaikan Lanjutan

Dengan melakukan audit internal dan pemantauan rutin, akan jelas terlihat bahwa kebijakan, tujuan, target dan perencanaan harus dapat dimodifikasi. Perbaikan keseluruhan sistem secara berkelanjutan akan membuatnya efektif dari segi biaya dan akan menurunkan dampak sebesar mungkin. Perbaikan yang berkelanjutan bukanlah langkah terakhir. Hal ini adalah langkah yang terpadu ddari setiap langkah pengelolaan lingkungan. (Kuhre, 1996 )